نقاط الضعف الداخلية في نظام الرواتب
أنظمة كشوف المرتبات المحوسبة اليوم تجعل وقت إعداد التقارير سارية المفعول والتعامل مع وظائف الرواتب الأخرى سهلة وتلقائية. أنها توفر العشرات من تقارير الرواتب للمراجعة والتوثيق. أنها توفر الأمن من خلال اليد ، وبصمات الأصابع ، وحتى نظم الساعة على مدار الساعة التعرف على العين لمنع الإبلاغ عن وقت العمل كاذبة. يمكن أن تتراكم تلقائيا مدفوعة الأجر وغيرها من المزايا الموظفة على أساس وقت العمل. هم أيضا عرضة للخطر في أيدي الموظفين غير شريفة الذين لديهم حق الوصول إلى هذه الحقوق الإدارية.
إدخال بيانات وقت كشوف المرتبات
تستخدم أنظمة كشوف المرتبات رموز الموظفين الفردية أو الطرق الأخرى للاعتراف لضمان قيام الموظفين بالإبلاغ عن ساعات العمل الخاصة بهم. ونظرًا لأنه يمكن مشاركة الرموز ، فلا يزال بإمكان أحد الموظفين التسجيل كاذبًا لآخر عن طريق استخدام رمز موظف آخر. يجب أن تشير كتيبات الموظف بوضوح إلى الإجراء الصحيح الخاص بتسجيل الدخول والخروج والعواقب المترتبة على إدخال معلومات كشوف المرتبات بشكل زائف. يجب أن تضع الموارد البشرية إجراءات واضحة لطلب الإجازة والتغييرات في معدلات أجور الموظفين. يجب أن تكون التوقيعات مطلوبة لأي معاملة تؤثر على معدل راتب الموظف أو معالجة كشوف المرتبات.
قسم تجهيز كشوف المرتبات
غالباً ما تكون الموارد البشرية مسؤولة عن إنشاء موظفين جدد في نظام كشوف المرتبات ، ومعالجة بيانات كشوف المرتبات وتوزيع شيكات الرواتب. ينبغي تقسيم إدخال بيانات كشوف المرتبات وتجهيز شيكات الرواتب بين الموارد البشرية والمحاسبة لضمان عدم تمكن أي شخص أو قسم من إكمال دورة الرواتب دون التدقيق. بدون فصل المسئولية ، يمكن للموظفين غير الشرفاء إنشاء موظف مزيف أو وقت عمل قياسي أو ساعات إجازة وتحويل الأموال إلى حساب شخصي من خلال الإيداع المباشر. هناك فرصة أقل لتحويل الأموال عندما يقوم أحد الإدارات بإدخال البيانات ويقوم الآخر بمعالجة بيانات الرواتب وتلقي شيكات الرواتب.
عدم وجود معاينة الرواتب
قبل معالجة شيكات الرواتب ، ستقوم أنظمة الرواتب بإنتاج مجموعة من التقارير التي يمكن مراجعتها للتأكد من دقة طباعة الشيكات "المباشرة" وتفعيل الإيداعات المباشرة. يجب أن يتم معاينة جدول الرواتب من قبل موظف أو قسم آخر غير المسؤولين عن معالجة كشوف المرتبات. الموظفون المنتهيون الذين لا يزالون يتلقون شيكات راتب ، يمكن أن تشير كميات مفرطة من ساعات العمل أو ساعات الإجازات المنشورة إلى أخطاء معالجة أو معالجة البيانات. في حين أن الأخطاء الشرعية يمكن أن تحدث ، إلا أن المحاولات المتعمدة لتحويل الأموال قد تمر دون أن يلاحظها أحد دون "مهلة" لإجراء تدقيق سريع.
عدم التدقيق الداخلي المنتظم
يجب أن يقوم قسم المحاسبة أو الإدارة المالية بتدريب موظف لإجراء تدقيق داخلي في كشوف الرواتب كل ثلاثة أشهر على الأقل. معظم الموظفين الذين يقومون بإخراج كميات كبيرة من الأموال بنجاح يفعلون ذلك بمرور الوقت. ويمكن أن تساعد عمليات المراجعة الدورية والدورية لوظائف المرتبات والمحاسبة في ردع موظف غير شريف عن وضع مخطط للاحتيال على صاحب العمل والحد من الخسارة المالية.