أهمية التواصل الفعال في المحاسبة
التواصل الفعال مهم لأي عمل يتعامل مع الموظفين والأجانب ، مثل البائعين والعملاء. نظرًا لأن المحاسبة جزء جوهري من أي عمل ، فإن مهارات التواصل الجيدة تعتبر حيوية في هذا المجال كما هي في أي مجال آخر. يجب تقديم المهام المالية الهامة مثل إعداد الميزانية وإعداد التقارير ، ودفع الفواتير ، وكشوف المرتبات وتسجيل الدخل بشكل مناسب للإدارة وغيرها لتكون مفيدة وذات مغزى.
مساعدة إدارة اتخاذ قرارات جيدة
أهم استخدام للبيانات المحاسبية هو توصيل معلومات مفيدة ، مما يسمح للإدارة باتخاذ قرارات جيدة. لكي تكون فعالة ، يجب أن تكون المعلومات المحاسبية منطقية ومفهومة. وإلا ، فهي مجرد قائمة بالأرقام التي ليس لها أهمية حقيقية. تستخدم العديد من الشركات قوالب للتقارير الداخلية لتوصيل المعلومات في أمر مألوف وسهل الاستخدام من قبل الإدارة. على سبيل المثال ، قد تحصل الأقسام على تقارير "فعليًا في مقابل الميزانية" كل شهر ، باستخدام نفس التنسيق وتسهيل الفهم والتحليل.
إظهار المستثمرين كيف يقوم العمل
مستخدم آخر مهم للمعلومات المحاسبية هو المستثمر ، الذي يريد أن يعرف كيف يقوم عمل ما ماليا. عادة ما يتم إبلاغ هذا النوع من المعلومات من خلال التقارير القياسية ، مثل الميزانية العمومية وقوائم الدخل ، والتي يتم تجميعها باستخدام مبادئ المحاسبة المقبولة بشكل عام.
تظهر الميزانية العمومية الأصول ، بما في ذلك النقدية والخصوم وحقوق المالك. يعرض بيان الدخل إيرادات ونفقات الأعمال في وقت معين. يتم تجميع كلا البيانين بنفس الطريقة كل شهر أو فترة ، مما يسمح للمقارنة والتحليل ، من وجهة نظر المستثمر.
قد يرغب العديد من المستثمرين أيضًا في الاطلاع على بيانات التدفق النقدي بمعلومات حول الأموال الواردة والخروج في نشاط تجاري. قد يطلبون أيضًا إعداد تقارير خاصة.
اثبت أنك دفعت ضرائبك
يجب توصيل المعلومات المحاسبية بالشكل الصحيح للجهات الحكومية في حالة الضرائب. على سبيل المثال ، تتطلب ولاية تكساس ضريبة المبيعات والاستخدام على عناصر معينة ويجب تقديم معلومات المحاسبة بطريقة معينة لتكون مهمة. مثال آخر على التواصل الحكومي هو الإقرار الضريبي السنوي مع دائرة الإيرادات الداخلية ، حيث يتم عرض المعلومات وفقًا لقواعد وأنظمة محددة. يجب أن يتم التواصل بشأن الأمور المالية إلى الحكومة كتابة قدر الإمكان. يمكن أن يؤدي الحديث عن الأرقام المحاسبية على الهاتف إلى حدوث ارتباك ويجب تجنبه قدر الإمكان.
أظهر أنك جيد للحصول على قرض
قد ترغب البنوك في تقييم الوضع المالي للشركات ، مما يجعل من التواصل مع المسائل المحاسبية أولوية في العديد من الشركات. في حالة القروض المصرفية ، قد تكون هناك تقارير دورية باستخدام المعلومات المحاسبية. عادة ما تكون البنوك مهتمة بالتدفقات النقدية وقد تتطلب تقارير خاصة بشأن سيولة الشركة ، بما في ذلك حسابات الذمم المدينة قصيرة الأجل والدائنة. يجب إبلاغ جميع هذه المعلومات بوضوح إلى البنك ، أو قد لا تحصل الشركة على القرض.
أشياء للإعتبار
أفضل طريقة لتوصيل أي معلومات حسابية هي أن تقوم بذلك كتابةً وفي صيغة تقرير مع وصف سطر على الجانب الأيسر من الصفحات ، وأعمدة يرأسها تاريخ أو وصف ، وعنوان تقرير. تقارير المحاسبة هي لفترة أو تاريخ محدد. من النادر رؤية تقرير محاسبة يحتوي على أرقام فقط عليه ولا يوجد وصف أو تواريخ.
تأكد من توفر أي جداول ضرورية أو وثائق احتياطية في حالة وجود أسئلة. لتوصيل المعلومات المحاسبية المناسبة ، يجب تنظيم التقارير مع أكثر نسخة ملخصة في الأعلى وآخرون يتبعونها في الأسفل. تأكد من تدبيس جميع التقارير دون أي صفحات تحلق حولها.