كيفية جعل ورقة غلاف الفاكس سرية

وكما هو الحال مع البريد الإلكتروني ، فإن المعلومات المرسلة عبر الفاكس ليست آمنة ، وهذا يعني أنه يمكن اعتراضها من قبل أطراف ثالثة غير مصرح بها أثناء الإرسال. ولكن بخلاف رسائل البريد الإلكتروني ، يمكن أيضًا أن يتم التقاطها من قبل أشخاص آخرين غير المستلمين المقصودين الذين يحدث لهم الطحن حول جهاز فاكس عند ظهور رسالة. يمكنك المساعدة في حماية سرية رسائل الفاكس المرسلة من عملك من خلال إنشاء ورقة غلاف القالب وتوجيه موظفيك إلى إرفاقه بجميع اتصالات الفاكس الصادرة.

1.

افتح تطبيق معالجة الكلمات واكتب الاسم وتفاصيل الاتصال بشركتك أعلى صفحة A4 فارغة. يمكنك أيضًا إدراج صورة لشعار شركتك إذا رغبت في ذلك ، على الرغم من أن طريقة القيام بذلك تعتمد على البرنامج الذي تستخدمه. راجع دليل المستخدم الخاص بالبرنامج أو قسم "المساعدة" للحصول على المشورة إذا لزم الأمر.

2.

اكتب "رسالة الفاكس السرية" بخط كبير عريض أسفل تفاصيل شركتك واترك فراغًا فارغًا لإدخال تاريخ إرسال الفاكس.

3.

إنشاء أقسام يمكن للموظفين فيها إدخال معلومات تفصيلية حول المستلمين المقصودين لرسائلهم. تضمين مساحة لعنوان المؤسسة المقصود بالفاكس واسم وعنوان المستلمين المقصودين بالإضافة إلى أرقام هواتفهم وأرقام الفاكس وعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم. اترك مساحة للحصول على نفس المعلومات التفصيلية حول المرسل. يمكنك استخدام الجداول لإنشاء مسافات لهذه المعلومات ، أو ببساطة كتابة عنوان المعلومات التي تريدها ، مثل "اسم المنظمة" ، إلى جانب النقطتين ومساحة فارغة. قم بتضمين مساحة حيث يمكن ذكر عدد الصفحات التي يتم نقلها في فاكس بشكل واضح ، بالإضافة إلى منطقة محجوزة لأي تعليقات من المرسل.

4.

أضف إخلاء مسؤولية إلى أسفل ورقة الغلاف الخاصة بك. يجب أن يذكر هذا أن محتويات الرسالة المرفقة مخصصة فقط للمستلمين المذكورين ولا يجب أن ينظر إليها من قبل أي أشخاص آخرين. يجب أيضًا أن ينص بيان إخلاء المسؤولية على أنه يجب على أي شخص يتلقى رسالة فاكس عن طريق الخطأ الاتصال بالمرسل وتدمير محتويات الرسالة وعدم إرسال أي معلومات موجودة في الفاكس إلى جهات خارجية.

5.

احفظ قالب ورقة الغلاف على محرك الأقراص الثابت المشترك للشركة الخاصة بك مع أي تعليمات محددة لديك لإرسال معلومات سرية عن طريق الفاكس.

الأشياء المطلوبة

• كانت لك في هذا الحدث

نصائح

• أضف ملاحظة إلى أسفل قالب غلاف الورقة الخاص بك تطلب من المستلم المقصود أن يسلم استلام الفاكس بشكل آمن.
• اطلب من موظفيك أن يكونوا واعين لموقع أجهزة الفاكس عند نقل الرسائل. المعلومات التي يتم إرسالها إلى أجهزة الفاكس في المكاتب المزدحمة أو المناطق التي يمكن الوصول إليها للجمهور يمكن أن يتم التقاطها من قبل أشخاص آخرين غير المتلقي المقصود.