كيفية تثبيت إدارة المعلومات ونظام التحكم

يتطلب تثبيت نظام تحكم إداري ناجح في شركة صغيرة التخطيط وإشراك المديرين والموظفين المتأثرين. عندما يمتلك المديرون البيانات المالية والإنتاجية والمبيعات والأفراد التي يحتاجونها ، ستتحسن عملية صنع القرار في شركتك. يمكنك تسهيل الانتقال من نظام غير رسمي إلى نظام مراقبة ومعلومات فعال وفعال عن طريق اتباع عملية من أربع خطوات.

إعادة النظر

قم بتشكيل فريق ، ممثلاً عن أقسام وأنشطة شركتك ، لمراجعة السجلات السابقة والحالية ومتطلبات المعلومات الأخرى. يجب أن يكون أي فريق من الموظفين المعينين على وجه التحديد للتعامل مع السجلات للآخرين في الفريق. يجب أن تتضمن المراجعة فئات السجلات التي قد تنتجها شركتك في المستقبل. حدد الإجراءات التي يتبعها نشاطك التجاري لتصنيف السجلات وتخزينها واستردادها. حدد كيفية أرشفة السجلات عند عدم استخدامها وطول مدة الاحتفاظ بها. قم بتضمين الورق والسجلات الرقمية. قم بفحص كيفية إنشاء كل فئة من السجلات ، وكيف تنتقل السجلات عبر المراحل المختلفة ومن يمكنه الوصول إليها في كل مرحلة.

خطة

ضع خطة تشغيلية مفصلة تصف أنواع السجلات التي تنوي جمعها. على سبيل المثال ، تحتفظ بعض الشركات بسجلات الهاتف وسجلًا لجميع البريد المستلم. مقابلة المدراء الذين يتوقعون استخدام البيانات التي تم جمعها لتحديد ما يعتبرونه معلومات مهمة. باستخدام المعلومات من الاستعراض ، وضع قائمة من الفئات. تأكد من أن الفئات لا تتداخل. صف كيفية تجميع البيانات ومعالجتها وتأمينها من القرصنة أو السرقة وتخزينها. أشر إلى الموظفين والمعدات والتجهيزات التي يتطلبها النظام. قم بإعداد ميزانية مفصلة وجدول زمني لتركيب النظام. الحصول على الموافقات المطلوبة للخطة والميزانية الخاصة بك.

تنفيذ

إجراء برنامج تدريبي. سلاسة الانتقال باستخدام وقت التدريب لتجاوز الإجراءات الجديدة. يحتاج الموظفون الذين يقومون بجمع السجلات الورقية وتصنيفها واسترجاعها للآخرين ومشرفيهم والمديرين إلى مزيد من التدريب المكثف. قد يكون من الضروري ، إذا لم يكن الموظفون قادرين ، توظيف مساعدة من الخبراء في تصميم البرمجيات اللازمة لتقديم المعلومات بتنسيقات مناسبة لعمليات صنع القرار في الإدارة. الشروع في خطة لإجراء نسخ احتياطي لجميع السجلات الرقمية على فترات منتظمة ومتكررة ولمسح السجلات الورقية الناقدة للتخزين الإلكتروني.

تقييم

استخدم أعضاء الفريق لمساعدتك في مراقبة النظام من أجل التغييرات التي ستحل المشكلات وتجعلها أكثر سهولة وأكثر فاعلية في الاستخدام. إعطاء اهتمام متكرر لاستخدام المديرين للنظام والموظفين المسؤولين عن البيانات.