كيفية تدقيق الموظفين

يعد إجراء تدقيق الفترة الزمنية للقوى العاملة طريقة استباقية لمعالجة الاهتمامات المتعلقة بالموظفين قبل أن تصبح مشكلات خارج نطاق خبرتك. الشركات الصغيرة ، على وجه الخصوص ، التي تولي اهتماما لقضايا التوظيف في كثير من الأحيان قادرة على إدارة مشاريع القوى العاملة أسهل عندما تجري عمليات المراجعة الدورية لملفات الموظفين الموظفين ، ونماذج التوظيف ، وتدابير السلامة والتدريب.

1.

قم بمراجعة ملفات الموظفين الموظفين لتحديد ما إذا كانت تحتوي على وثائق ذات صلة بأهلية العمل في الولايات المتحدة ، وكذلك إقرارات موقعة تشير إلى حصول الموظفين على نسخ من سياسات مكان العمل وكتيبات الموظفين وأن لديهم معلومات اتصال في حالات الطوارئ في الملف. يمكن أن يكون الاتصال في حالات الطوارئ مفيدًا للغاية في حالة حدوث إصابة في مكان العمل عندما يحتاج شخص ما من قسم الموارد البشرية إلى الاتصال بشخص ما نيابة عن الموظف.

2.

قارن بين الوصف الوظيفي للموظف والمهام الفعلية التي يؤديها الموظف في سياق عمله المعتاد. عندما يتم تعيين مهمة جديدة للموظف أو يطلب منه أداء وظيفة وظيفية أخرى ، يجب على المشرف على الموظف وموظف الموارد البشرية تحديث وصف الوظيفة بحيث يعكس بدقة مسؤوليات الوظيفة للموظف.

3.

مراجعة سجلات الرواتب لتحديد ما إذا كان الموظفون مصنفين بشكل صحيح كمستثنى أو غير معفي ، وإذا كان قسم المرتبات الخاص بك يعالج بدقة ساعات العمل الإضافية ، عند الاقتضاء. فحص سجلات التعويضات لضمان حصول الموظفين على أجر متساوٍ مقابل عمل مماثل ، وأن هناك تكافؤًا يرتبط بالتعويض عن وظائف وظيفية مماثلة في جميع أنحاء مؤسستك.

4.

الحصول على نسخ من معلومات حزمة مزايا الموظف. قم بمراجعة الاختيارات المقدمة للموظفين من أجل تغطية خطة الصحة الجماعية ، بما في ذلك خطط الرؤية وطب الأسنان والتأمين على الحياة وسياسات تأمين الرعاية طويلة الأجل. تأكد من أن متخصص المنافع الخاص بك يحتفظ بسجلات دقيقة فيما يتعلق باستحقاقات الموظفين وملفات توظيف التدقيق المحمية بموجب قانون قابلية التأمين الصحي وقابلية التأمين ، أو HIPAA.

5.

تحدث إلى المشرفين حول مستويات التوظيف في القسم. على الرغم من أن تدقيق ملفات الموظفين الفردية وتوصيفات الوظائف أمر مفيد ، إلا أن هناك مكون آخر من موظفي التدقيق يتضمن مراجعة نماذج التوظيف لقياس وظائف الأقسام المختلفة للشركة. على سبيل المثال ، عندما تنمو متطلبات الإنتاج ، ينبغي كذلك على مستويات التوظيف داخل كل قسم ما لم تضع الشركة أساليب بديلة لتلبية متطلبات الإنتاج دون الاستعانة بموظفين إضافيين.

6.

دراسة سجلات التدريب والتوجيه لضمان حصول الموظفين على التوجيه والتدريب المحدثين حول سياسات الشركة وعمليات العمل والهيكل التنظيمي. يعد التوجه الجديد للموظفين والتدريب المنتظم أمرًا أساسيًا لتزويد الموظفين بالأدوات اللازمة لتلبية توقعات الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، يضمن التدريب على القيادة أن المشرفين والمديرين مرتاحين لنظام إدارة الأداء وقادرون على تقديم التغذية الراجعة للموظفين بشكل منتظم.

7.

احصل على سجلات وسجلات أمان مكان العمل المتعلقة ببرنامج السلامة الخاص بشركتك لتحديد ما إذا كان الموظفون يتبعون الإجراءات المتعلقة بالآلات المعقدة أو المعدات الخطرة أو المواد الخطرة. قم بتحديث ملفات الموظفين الموظفين مع شهادات تدريب تدابير السلامة في مكان العمل وتحديث مواد التدريب على القيادة الخاصة بك مع المعلومات الحالية على أدوات إدارة السلامة والمخاطر للمؤسسة.

تلميح

• في حين أن بعض إجراءات المراجعة طوعية ؛ والبعض الآخر مطلوب بموجب القانون. هذا هو الحال بالنسبة للشركات التي لديها ما لا يقل عن 100 موظف يشاركون في خطط المنافع الخاصة بهم. ويطلب منهم إجراء مراجعة لخطط استحقاقات الموظفين الخاصة بهم ، عملا بقانون تأمين دخل العمال لعام 1974.