هل يمكن لصاحب العمل الاحتفاظ بمعلومات عن المستندات من الموظفين؟

في بعض الحالات ، يحق لأصحاب العمل الاحتفاظ بمعلومات المستندات من الموظفين ، خاصة عندما يتعلق الأمر بمسائل سرية مثل التحقيقات في مكان العمل. عندما تتعلق الوثائق أو المعلومات تحديدًا بأمور الموظفين ، فإن العديد من أصحاب العمل لديهم عملية تسمح للموظفين بعمل نسخ من المستندات أو تسمح للموظفين بمراجعة وثائقهم ومعلوماتهم.

وثائق الموظف

تشمل وثائق ومعلومات الموظف بيانات متعلقة بالعمل مثل الوظيفة والرتبة والواجبات الوظيفية والمراجعة التأديبية والإجراءات التصحيحية وتقييمات الأداء وسجلات الحضور وسجلات العمل ومعلومات التعويض. يتم الاحتفاظ بالمعلومات الطبية المتعلقة بالموظفين بشكل منفصل عن المعلومات المتعلقة بالعمل. يعتبر مسؤول الخصوصية المعين هو الشخص الوحيد الذي يمكنه الوصول إلى الملف الطبي للموظف ، وفقًا لقانون قابلية التأمين الصحي وقابلية التأمين. يحتفظ قسم الموارد البشرية بجميع وثائق العمل والمعلومات في مكان آمن.

تحقيقات مكان العمل

من وقت لآخر ، يقوم قسم الموارد البشرية في الشركة أو أحد الموظفين المسؤولين عن مسائل علاقات الموظفين بإجراء تحقيقات في مكان العمل. قد تبدأ التحقيقات في مكان العمل بشكوى الموظف أو ملاحظة تتعلق بسلوك أو تصرف غير مناسب لمكان العمل. يتم الحفاظ على الوثائق التي يتم إنشاؤها أثناء التحقيق بطريقة سرية. إذا ﻧﺗﺞ اﻟﺗﺣﻘﯾق ﻣن ﺷﮐوى اﻟﻣوظف ، ﻓﺣﺗﯽ ﯾﺗم اﻹﺑﻘﺎء ﻋﻟﯽ ﺑﯾﺎن اﻟﻣوظف ﺑﺷﮐل ﻣﻧﻔﺻل ﻋن ﻣﻟف اﻟﺗوظﯾف. لا يمكن للموظفين الوصول إلى ملفات التحقيق في مكان العمل - فهي ملك لصاحب العمل وليست جزءًا من ملف الموظفين الخاص بالموظفين.

طلبات الموظفين

لا توجد قوانين اتحادية تحكم ملفات التوظيف أو الإفراج عن الملفات إلى الموظفين الحاليين أو السابقين. العديد من الدول تترك الأمر لصاحب العمل ليقرر ما إذا كان سيتم نشر ملفات التوظيف إلى الموظفين الذين يطلبون مراجعة ملف أو نسخ من معلومات الموظفين. بيد أن بعض الدول لديها مبادئ توجيهية محددة لأصحاب العمل فيما يتعلق بإصدار سجلات الموظفين. على سبيل المثال ، يتطلب قانون ولاية ماساتشوستس من أصحاب العمل السماح للموظفين الحاليين والسابقين بالوصول إلى ملفات الموظفين الخاصة بهم بناء على طلب كتابي. بالإضافة إلى ذلك ، تتطلب الولاية من الموظفين توفير الوصول في فترة قصيرة نسبيًا - في غضون خمسة أيام فقط. من ناحية أخرى ، لا يُطلب من أصحاب العمل في تكساس منح الموظفين حق الوصول إلى ملفاتهم. ومع ذلك ، فإن أصحاب العمل يسمحون عمومًا بالوصول الكامل أو الجزئي لملفات التوظيف بحسن نية. قد لا يبشر بالخير لأصحاب العمل لحجب المعلومات من الموظفين لأنه يبدو أن صاحب العمل قد يكون لديه ما يخفيه.

معلومات القطاع العام

لدى العديد من الولايات قوانين سجلات مفتوحة ، يشار إليها عمومًا باسم قوانين الشمس المشرقة. تنطبق قوانين صن شاين على السجلات في المجال العام ، بما في ذلك بعض الوثائق والمعلومات المتعلقة بالعمل فيما يتعلق بموظفي القطاع العام. تقريبا جميع الولايات لديها شكل من أشكال قوانين السجلات المفتوحة. ومع ذلك ، قد تختلف وفقًا لنوع معلومات الموظف التي قد يتم إصدارها بموجب طلب بموجب قانون Sunshine.