سياسة المشتريات التجارية
توفر سياسة المشتريات التجارية إرشادات للمشترين المحترفين ومديري الإدارات والموظفين في شركة صغيرة. تساعد سياسة الشراء على ضمان أن عملك يمكن أن يشتري بكفاءة ويحصل على قيمة مقابل المال من مورديه. يمكن للشراء الفعال توفير المال وتقديم مساهمة هامة للربحية.
السلطة
تسرد سياسة الشراء الأشخاص الموجودين في شركة لديهم سلطة شراء لوازم للشركة. في المراحل الأولى من عملك ، قد تتحمل المسؤولية عن جميع عمليات الشراء. مع نمو نشاطك التجاري ، يجوز لك تفويض الشراء لموظفين محددين أو السماح لأي موظف بشراء لوازم تصل إلى قيمة معينة. قد تؤدي الترتيبات غير الرسمية إلى عدم الكفاءة في الشراء أو النفايات من خلال الازدواجية في الطلبات. إن إنشاء هيكل رسمي للمشتريات يمكن الأفراد من تحمل المسؤولية عن الشراء بكفاءة والحصول على قيمة مقابل المال من الموردين.
حدود الشراء
تحدد السياسة حدود الإنفاق للموظفين أو المديرين الذين يملكون سلطة الشراء. قد تسمح شركتك لمديري الإدارات بشراء لوازم منخفضة التكلفة ، مثل القرطاسية أو اللوازم المكتبية ، حتى قيمة معينة دون الحاجة إلى طلب ترخيص. إذا عينت مديري المشتريات ، فيمكنك السماح لهم بإجراء عمليات شراء بقيمة متفق عليها دون طلب مزيد من التفويض. بالنسبة للمشتريات التي تتجاوز الحد المتفق عليه ، أو لشراء المعدات التي تمثل الاستثمارات الرأسمالية ، يجب أن تطلب من المشترين الحصول على موافقة منك أو من مجلس الإدارة الخاص بك.
الموردون المفضلين
قد تحدد سياسة الشراء أسماء الموردين المفضلين لأنواع معينة من المنتجات. الموردين المفضلين هم شركات أثبتت قدرتها على توفير الإمدادات التي تلبي معايير الجودة الخاصة بك وبأسعار تنافسية. يؤدي استخدام الموردين المفضلين إلى تبسيط إجراءات الشراء ، لأنك لا تحتاج إلى التعامل مع عدد من الموردين المختلفين وتقييم عروضهم.
اختيار الموردين
إذا لم يكن لدى شركتك موردين مفضلون لمنتجات أو لوازم معينة ، يجب عليك تحديد معايير اختيار الموردين في سياسة الشراء. عادة ، فإن المشتري الذي يبحث عن مورد جديد سيطلب من ثلاث شركات تقديم مقترحات أو عروض أسعار. يجب أن تحدد سياسة المشتريات الخاصة بك إذا كان اختيار المورد يعتمد على جودة المنتج ، أو القدرة على الوفاء بجداول التسليم ، أو السعر ، أو توافر خدمة ما بعد البيع ، أو مزيج من هذه العوامل. تختلف المعايير باختلاف نوع الشراء. بالنسبة للمكون المعقد الحاسم ، على سبيل المثال ، من المرجح أن تكون الجودة هي العامل الأكثر أهمية. من المحتمل أن يكون السعر هو العامل الحاسم عندما تشتري سلعًا للسلع مثل القرطاسية.
الاعتبارات الاخلاقية
بالنسبة لعدد متزايد من الشركات ، تلعب الاعتبارات الأخلاقية دورًا مهمًا في قرارات الشراء. قد تنص سياسة المشتريات الخاصة بك على أن شركتك لن تتعامل إلا مع الموردين الذين لديهم سياسة بيئية معترف بها أو واجب نشر صريح تجاه موظفيهم. قد تنص السياسة على أن شركتك سوف تقوم بفحص مباني المورد للتأكد من وجود ظروف عمل عادلة.