الاتصالات التجارية ومكوناتها

ينتج عن التواصل الفعال اجتماعًا للعقول حيث يشارك كل من يشارك في نفس المعلومات. في الأعمال التجارية ، هذا يخدم غرض عملي. الاتصالات تحدد النظام والوحدة ، وتمكن الناس من العمل وترويج القرارات الحكيمة. فالاتصالات الفعالة تعمل بنجاح ، لأنها الطريقة الوحيدة لمشاركة أهداف الشركة وتنسيق العمل الذي يحقق تلك الأهداف. كل الاتصالات لها نفس المكونات ، ومعرفة كيفية تطبيق هذه المكونات على الأعمال التجارية يمكن أن تساعد المالك على تعزيز التواصل داخل المنظمة.

مرسل

المرسلون يشرعون في عملية التواصل. لضمان التواصل الناجح ، يجب على المرسل أن يأخذ بعين الاعتبار سياق الرسالة ، ومن سيتسلمها وما يجب أن تنجزه الرسالة. يتيح ذلك للمرسل تشكيل الرسالة وتسليمها بشكل صحيح.

المتلقي

قد يكون المتلقي لرسالة الأعمال هو المشرف أو المرؤوس أو النظير أو المجموعة أو العميل أو المورد. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتلقى أكثر من جمهور واحد الاتصال. على سبيل المثال ، يمكن للمرؤوس إرسال اقتراح إلى المشرف - المتلقي الأساسي - الذي يمكنه إرساله إلى مديره الخاص - المستلم الثانوي - لطلب التعليقات. يؤخذ في الاعتبار أن جمهور الرسالة يؤثر على اختيارات مثل اللغة والنبرة.

سياق الكلام

يحدث كل اتصال ضمن السياق ، مما يساعد على تشكيل الرسالة. يشمل سياق الأعمال الإلحاح والتوقيت وثقافة الشركة والإعداد الذي سيتم فيه استلام الرسالة. يستدعي تقديم عرض إلى مجموعة تستخدم المعلومات في جلسة عصف ذهني في بيئة إبداعية نهجًا مختلفًا عن تقديم الأخبار إلى المشرف على انخفاض المبيعات.

رسالة

يحتوي عنصر الرسالة على المعلومات الفعلية التي يحتاج المرسل إلى توريدها. تحافظ الرسائل الفعالة على نقطة الاتصال في المقدمة. يجب على المرسل أيضًا أن يأخذ في الاعتبار نتائج الرسالة - ما يحتاج التواصل إلى إنجازه أو الإجراء الذي يجب أن يحفزه. تتطلب الاتصالات الكتابية التفكير في الاستئناف المرئي. يجب أن تكون الرسائل سهلة القراءة والتنقل ؛ الخطوط والمساحات البيضاء والعناوين يمكن أن تساعد أو تعوق عملية الاتصال. قد يشتمل تضمين عنصر مرئي مثل المخطط على معلومات صعبة بشكل أكثر فاعلية من الكلمات.

متوسط

الوسيط هو الوسيلة التي يرسل بها المرسل رسالة. في مكان العمل ، يمكن أن تكون الرسائل شفوية أو مكتوبة. وبصرف النظر عن الكلمات المنطوقة ، فإن الاتصالات الشفهية تحمل رسائل غير لفظية. النغمة ، تعبيرات الوجه ، وسلوك استرخاء أو مهتاج يوفر معلومات تكميلية للمستقبل. تتضمن الرسائل المكتوبة البريد الإلكتروني والفاكسات والتقارير والمذكرات. قد يرغب أحد أصحاب الأعمال الصغيرة في أن تكون أنواع معينة من الاتصالات - أو طلبات الموارد أو التقييمات على سبيل المثال - دائمًا في شكل مكتوب.

ردود الفعل

استقبال تلقي التغذية المرتدة عند الرد على الرسائل. تتيح التغذية المرتدة للمرسِل معرفة ما إذا كان جهاز الاستقبال قد فسر الرسالة بشكل صحيح ويشجع على مزيد من التفاعل. بالنسبة إلى المالك الذي ينشر طلبات أو شكاوى الموظفين ، فإن الطريقة المفيدة لتقديم التعليقات هي تلخيص الرسالة. وكما يشير مؤلفو "الإدارة: الاجتماع وتجاوز التوقعات" ، إذا لم يتمكن أحد المتلقين من إعادة كتابة رسالة ، فهي علامة مؤكدة على عدم فهم الرسالة.