فوائد إدارة البرنامج

في العديد من الشركات ، تعد إدارة المشروع نشاطًا مخصصًا. عندما يكون هناك هدف متعدد الوظائف يمكن تلبيته ، يمكن للإدارة أن تسحب على المدى القصير ، وتنتخب شخصًا ليقود المشروع ويسمح للموظفين بالمشاركة. عندما يتم تحقيق الهدف ، ينتهي المشروع ويتوقف فريق المشروع. بالنسبة إلى الشركات الصغيرة جدًا في بيئة ثابتة ، تعمل هذه الطريقة بشكل جيد. ومع ذلك ، في الشركات الكبيرة أو في أي شركة بحجم يتعامل مع التغيير ، قد يكون الوقت قد حان لتنفيذ مكتب إدارة البرنامج.

نظرة شاملة

تم تصميم إدارة البرنامج للحصول على عرض أكبر وأكثر شمولاً لأنشطة المؤسسة. تقوم مكاتب البرنامج بشكل عام بتشغيل عدة مشاريع قد تمتد عبر المنظمة بأكملها. يجب على المديرين مقارنة طلبات المشروع وأنشطته لضمان عدم تعارض المشروعات أو الأصول مع بعضها البعض وعدم وجود ازدواجية في الجهود.

العمل نحو الأهداف الاستراتيجية

يجب على مديري البرامج تقييم أنشطة المنظمة لضمان أنهم يعملون نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية. فقط لأن المشروع يمكن القيام به لا يعني أن النتيجة النهائية ستضيف قيمة للمنظمة. يجب على مديري البرامج تقييم الطلبات الواردة للتأكد من أن هذا الجهد سيساعد على زيادة المبيعات أو تقليل التكاليف أو تحقيق الفائدة للعملاء. كما يقومون بتخصيص الدولارات المدرجة في الميزانية ومشاهدة المشاريع للتأكد من أن فوائد المشروع تتجاوز التكلفة.

التناسق

في العديد من المشاريع ، يجب أن يأخذ قائد المشروع وقتًا في البداية لتحديد العملية والقواعد وأساليب التواصل. مع مكتب إدارة البرنامج ، يتم تعريف تلك المشاريع في جميع المشاريع مسبقًا وتكون متسقة من مشروع إلى آخر. وهذا يعني أنه يمكن للموظفين الانتقال مباشرة إلى تشكيل الفريق وعدم الاضطرار إلى إنفاق الاجتماعات الأولى لمناقشة كيفية سير كل شيء. وكنتيجة نهائية ، هناك عدد أقل من المشكلات المتعلقة بمزيج الاتصالات.

وفورات في التكاليف

يقوم مكتب إدارة البرنامج بتقييم جميع الطلبات الجديدة ويجمعها بحيث يمكن تحقيق كفاءات الحجم. وهذا يعني أنه يمكن البدء في جهد مشروع واحد من أجل تلبية احتياجات أو طلبات أكثر من مجموعة وظيفية واحدة. أحد الأمثلة على ذلك هو عندما ينشئ مبرمج البرنامج برنامجًا يرسل تقارير يومية عن الحالة إلى المديرين ، بغض النظر عما إذا كان هذا المدير في التمويل أو العمليات أو التسويق أو المبيعات. فبدون مكتب برامج ، كان من المحتمل أن يكون هذا أربعة مشاريع منفصلة مع أربعة مطورين مستقلين وأربعة ميزانيات منفصلة.