الصفات الأساسية لرسالة الأعمال

عادة ما تكون خطابات الأعمال أكثر رسمية من الأحرف الشخصية. على الرغم من أن الأحرف رسمية ، إلا أنها يجب أن تظل دافئة في طابورها وإيجابية بطبيعتها. إذا كنت تكتب رداً على موقف مزعج ، يجب أن تكون لغة الخطاب مهذبة ويجب ألا تكون معادية أو مهددة. إن تنسيق خطاب الأعمال ونوع الورق الذي يتم طباعته على يميزه عن الحروف الشخصية أو الاجتماعية ، كذلك.

بسيطة وموجزة

يجب أن يكون خطاب العمل قصيرًا. يجب أن تكون قادرًا على توضيح وجهة نظرك أو تقديم طلبك في فقرة قصيرة قليلة. انتقل مباشرة إلى نقطة رسالتك في الفقرة الأولى ، إن لم يكن في الجملة الأولى. يجب أن توسع الفقرة الثانية من الرسالة على وجهة نظرك وأضف معلومات داعمة ، بينما الفقرة الأخيرة تعيد فرض وجهة نظرك وتغلق الرسالة. اجعل الجمل قصيرة وتجنب استخدام كلمات غير شائعة.

صفات اللغة

يجب أن تكون لغة خطاب العمل واضحة. أي شخص يقرأ الرسالة يجب أن يكون قادرا على رؤية ما تسأله دون الحاجة إلى إعادة قراءة الجمل أو البحث عن الكلمات. بالإضافة إلى كونه واضحًا ، يجب أن يكون خطاب العمل دقيقاً وأن يقدم صورة كاملة للشخص الذي يقرأها. إذا كنت تفرط في الرسالة ، فإنك تضحي أيضًا بالوضوح ، لذلك يجب أن تحتوي الرسالة على معلومات ولغة ذات صلة بالغرض. تذكر استخدام لغة مهذبة والحفاظ على صداقتك باستخدام "الرجاء" و "شكرًا لك".

التنسيق

تتبع رسائل الأعمال صيغة محددة تجعلها سهلة القراءة. يجب أن يكون عنوان المرسل في أعلى الرسالة مع التاريخ وعنوان المتلقي أسفله. التحية المناسبة هي "عزيزي" ، متبوعة باسم المستلم ونقطتين. ما لم تكن تعرف المستلم شخصيًا ، فمن الأفضل استخدام اسم العائلة وعنوانها ، على سبيل المثال ، "Mr. Jones" ، بدلاً من اسمها الأول. اترك سطرًا فارغًا بعد التحية ، ثم اكتب الفقرة الأولى. ليست هناك حاجة لوضع مسافة بادئة للسطر الأول من الفقرة. استخدم مسافات مفردة للفقرات واترك سطرًا فارغًا بين كل منها. في نهاية الرسالة ، اكتب إغلاقًا مثل "Sincerely" ، اترك مسافات أربعة للتوقيع الخاص بك ، ثم اكتب اسمك.

الخصائص الفيزيائية

طباعة خطابات الأعمال على ورق بحجم قياسي. يمكنك اختيار طباعة الرسالة على ورق ذي رأسية ، والتي عادة ما تكون أثقل من ورق النسخ. إذا كنت تستخدم ورقًا ذا ترويسة ، فإنك لا تحتاج إلى كتابة عنوانك في أعلى الرسالة. استخدم حبرًا عالي الجودة لا يتشقق أو يتلاشى لطباعة الرسالة. إذا كنت ترسل بريدًا إلى الرسالة ، فاستخدم مظروفًا بحجم الأعمال.