قائمة مرجعية لمخزون إدارة الأصول
تتطلب الأصول الثابتة إدارة فعالة لتحسين الأداء ، وتوسيع العمر الإنتاجي لكل أصل ، وحماية ما يعتبره معظم مالكي الشركات الصغيرة استثمارًا كبيرًا. تعتبر الخطة التي تتضمن نظامًا يدويًا أو إلكترونيًا لتتبع الأصول وجردًا سنويًا أساسيًا لمساعدة مالك الأعمال الصغيرة في تحقيق أهداف إدارة الأصول. يتم استخدام نظام التتبع لتسجيل تفاصيل الأصول المهمة ، بالإضافة إلى ذلك ، كوثيقة مصدر خلال التفتيش السنوي للمخزون. من المهم أيضًا بالنسبة إلى قائمة الجرد السنوية قائمة تفصيلية تفصيلية تُستخدم كأداة تذكير مهمة.
أهداف مخزون الأصول
تعمل قائمة مراجعة جرد إدارة الأصول على ضمان أن يحقق المخزون هدفه الرئيسيين. الهدف الأول هو وضع خط أساس لتقييم الأصول الثابتة. وتركز إجراءات قائمة التحقق على التحقق من المعلومات الموجودة في نظام تتبع أصول العمل والتحقق منها وتحديثها. تعتبر هذه الخطوات هامة لتحديد الأصول المدرجة في نظام التتبع ولكنها في الحقيقة قد تكون إما أصول "خفية" - مفقودة أو مسروقة - أو تكون في حالة غير صالحة للاستعمال. تؤثر أصول الشبح وغير القابلة للاستخدام على مخصصات الميزانية ويمكن ، عندما تكون الأصول المفقودة أو غير القابلة للاستخدام غير متوفرة عند الحاجة ، أن تؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. الهدف الثاني هو تقييم الحالة العامة للأصول الثابتة للشركة ، وتحديد من هم في حاجة إلى الإصلاح أو الاستبدال وتحديد موعد زمني لإجراء فحص أكثر تفصيلاً أو مراجعة تخصيص الميزانية.
قائمة رأس قائمة الفحص
توضح عناصر قائمة الاختيار كل خطوة مطلوبة لإكمال مخزون الأصول. تتضمن بعض الشركات قائمة مرجعية في ضوابط المخزون بدلاً من مجرد تذكير بسيط ، تتطلب ، على سبيل المثال ، تقديم قائمة التحقق مع ورقة الجرد. عند دمجها كآلية تحكم ، سيكون لكل منطقة قائمة مراجعة منفصلة خاصة بها. يتضمن القسم العلوي أو الرأس معلومات تعريف الإدارات المطبوعة مسبقًا أو يتضمن مساحة لإدخال هذه المعلومات يدويًا. يتم سرد اسم القسم ورقمه واسم مدير الإدارة وتاريخ إجراء الجرد وأسماء الأفراد الذين يقومون بإجراء الجرد بشكل عام في قسم العنوان.
التحقق من الأصول
يشتمل قسم التحقق من الأصول في قائمة التحقق غالبًا على أقسام منفصلة لفئات أصول مختلفة داخل قسم معين. في المكتب الأمامي ، على سبيل المثال ، يمكن أن تشمل الأقسام أثاث المكاتب وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة الطرفية وأجهزة الإنجاب والاتصالات. يسرد كل قسم الخطوات اللازمة لتحديد أصل ، ومطابقته بقائمة أملاك الإدارات والتحقق من هويته أو رقمه التسلسلي. قد تتطلب خطوات الإجراء من موظفي المخزون وضع علامة اختيار على الورقة مع ملاحظة أن الخطوة قد اكتملت أو قد تتطلب أيضًا الأحرف الأولى من الشخص الذي قام بإكمال الخطوة. كما تم تضمينه في قسم تحديد الأصول في قائمة التحقق وهي الخطوات التي تذكر موظفي المخزون بملاحظة أي معلومات مفقودة أو غير مكتملة بالإضافة إلى تحديد أي ملكية مفقودة من الإدارة.
تقييم حالة الأصول
يمكن تضمين خطوات إكمال تقييم حالة الأصول في قسم التحقق من قائمة التحقق أو في قسم منفصل. تتضمن الخطوات إجراءات لفحص وتقييم أصول محددة. على سبيل المثال ، قد يحدد شرط الأصول ببساطة الخطوات المحددة التي يتعين على موظفي المخزون اتخاذها لفحص حالة أحد الأصول الثابتة وإدراج علامة تحقق في قسم التحقق حيث يمكن لموظفي المخزون التحقق من إجراء الفحص. قد تتضمن القائمة المرجعية خطوات عامة لفحص أثاث المكاتب وإجراءات ملاحظة الأضرار على ورقة الجرد وإجراءات اختبار الأصل لتقييم إمكانية استخدامه. عند اكتمال الفحص الكامل لأثاث المكاتب ، يضع أفراد المخزون علامة اختيار بجوار إدخال تقييم الحالة في قائمة المراجعة.