مزايا وعيوب استخدام الاتصالات الكتابية الموحدة في المنظمات
قد تتكون الاتصالات الكتابية في مكان العمل من مجموعة متنوعة من المستندات ، من رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات إلى أدلة العمال وصفحات الموقع. يجوز رفع الرسائل الخطية بأي شكل من الأشكال للرجوع إليها في المستقبل. تؤثر هذه الاتصالات أيضًا على صورة المنظمة بمرور الوقت. قد تساهم الاتصالات الكتابية الموحدة أيضًا في ، أو تنتقص من العلامة التجارية والهوية للمؤسسة. هناك مزايا وعيوب لاستخدام الاتصالات الكتابية الموحدة في المؤسسات.
التقييس
قد يكون توحيد الاتصالات المكتوبة في مجموعة متنوعة من الأشكال. على سبيل المثال ، قد تطلب المنظمة ببساطة أن تكون جميع المذكرات مكتوبة على ورق الشركة باستخدام شكل محدد. قد تقوم المنظمات الفردية بتطوير معايير الاتصال الخاصة بها ، أو قد تعتمد على معايير الصناعة. على سبيل المثال ، قد تتطلب المنظمة أن يلتزم العمال بدليل نمط الكتابة المحدد مثل Associate Press (AP) ، والذي يستخدم في دليل صناعة الصحافة أو جمعية علم النفس الأمريكية (APA) للمهن الفسيولوجية.
مزايا
يعمل توحيد الاتصالات المكتوبة التي تستخدمها إحدى المؤسسات على تحسين المصداقية داخل الشركة وكذلك مع العملاء والموردين. الاتصالات الموحدة قابلة للتعريف بسهولة. قد تعمل الاتصالات الخطية الموحدة أيضًا على تحسين الدقة وتوفير الوقت. يمكن أن يساعد استخدام الاتصالات القياسية أيضًا في منع الاحتيال. على سبيل المثال ، إذا أصبح أحد العملاء معتادًا على تلقي رسائل بريد إلكتروني منسقة بشكل خاص من المصرف الخاص بها ، فستتلقى على الأرجح رسالة إلكترونية من أحد المخادعين يتظاهر بالعمل في المصرف. يجوز للعميل بعد ذلك الإبلاغ عن البريد الإلكتروني الاحتيالي إلى السلطات المختصة.
سلبيات
في حين أن توحيد الاتصالات المكتوبة قد يكون مفيدًا لمنظمة ما ، إلا أنه من الضروري أن نفهم أن هناك بعض العيوب. على سبيل المثال ، يجب على المنظمة تدريب العمال على استخدام التنسيق المقبول ، والذي قد يكون في بعض الأحيان مكلفًا. أخيراً ، قد تمنع المعايير الصارمة للغاية العامل من التعبير الكامل عن الرسالة بطريقة يسهل فهمها. التوحيد الصارم قد يضعف أيضا الإبداع. من الضروري للمدراء والعاملين على جميع المستويات أن يفهموا عندما يكون من المناسب التشرد من إرشادات المنظمة للاتصالات الخطية.
معايير الويب
قد ينتهي العديد من أشكال الاتصالات المكتوبة في المؤسسة في نهاية المطاف على موقع الشركة أو في قاعدة بيانات الشركة. توحيد هذه الوثائق المكتوبة أمر ضروري. يتم تصنيف المستندات القياسية وتصنيفها بسهولة بواسطة أنظمة الكمبيوتر ، مما يسهل على العمال الوصول إليها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن البحث بسهولة عن مستندات الويب المنسقة بشكل صحيح وفهرستها بواسطة محركات البحث ، مما يجعل صفحات الويب الخاصة بالمؤسسة أكثر سهولة في الوصول إلى المستثمرين والعملاء المحتملين.