مزايا وعيوب نظام إدارة المخزون المحوسب
أي أعمال تبيع المنتجات تحتاج إلى طريقة موثوقة لإدارة المخزون. بفضل الرموز الشريطية وبرمجيات نقاط البيع وتتبع المستودعات ، تجعل أنظمة إدارة المخزون المحوسبة من السهل على الشركات مواصلة تحديثها باستمرار. كما هو الحال مع أي تطبيق جديد للنظام ، يجب على أصحاب الأعمال النظر في مزايا وعيوب استخدام نظام المخزون المحوسب قبل كتابة الشيك.
ميزة: إعادة ترتيب الآلي ومعلومات في المخزون
يخبر المخزون المحوسب الموظفين والعملاء في غضون ثوانٍ عما إذا كان أحد العناصر موجودًا في المخزون. نظرًا لأن المخزون يتم مزامنته مع المبيعات ، فهناك سجل جاري لما هو متوفر وما هو غير متوفر . هذا يساعد على إعادة ترتيب الاحتياجات وتوفير خدمة أفضل للعملاء. ومع انخفاض المخزون إلى حد معين ، يتم تقديم طلبات جديدة مع الموردين وتتبعهم لإعلام العملاء بوقت وصول المنتجات الجديدة.
ميزة: التكامل مع المحاسبة
تتكامل العديد من منصات المخزون المحوسبة مع برامج المحاسبة لتتبع التدفق النقدي . وهذا يجعل عملية نقل تكاليف المخزون والأصول بين البرامج سلسًا ويقلل من الحاجة إلى تكاليف مسك الدفاتر الإضافية. يتم إنشاء البيانات المالية بسهولة أكبر مع البيانات المشتركة بين المخزون ومسك الدفاتر.
ميزة: التنبؤ والتخطيط
يقوم برنامج إدارة المخزون بأكثر من تتبع موقع المخزون وموعد إعادة ترتيبه. يتم استخدام نظام جمع البيانات لإنشاء تقارير التخطيط الاستراتيجي والتخطيط اللازمة. يقوم أصحاب الأعمال بمراجعة الاتجاهات المتعلقة بالمنتجات الجيدة في شهور معينة أو خلال مواسم دورية معينة. يستخدم أصحاب الأعمال هذه البيانات للتخطيط لنمو وجرد المخزون بشكل ذكي للاستفادة بشكل أفضل من موارد التدفق النقدي.
الحرمان: نظام الأعطال
واحدة من أكبر المشاكل مع أي نظام محوسب هي احتمالية تعطل النظام. قد ينتج عن القرص الصلب التالف وانقطاع التيار الكهربائي والمشاكل الفنية الأخرى فقدان البيانات المطلوبة. على الأقل ، يتم مقاطعة الأنشطة التجارية عندما يتعذر عليهم الوصول إلى البيانات التي يحتاجونها. يجب على أصحاب الأعمال نسخ البيانات احتياطيًا بشكل منتظم للحماية من فقدان البيانات.
الحرمان: الخبيثة الخبيثة
يبحث القراصنة عن أي طريقة للحصول على معلومات الشركة أو المستهلك. يعتبر نظام الجرد الموصل بأجهزة البيع والمحاسبة نقطة بيع للتسجيل في البحث عن المعلومات المالية المحتملة أو التفاصيل الشخصية للمالكين أو البائعين أو العملاء. يمكن أن يؤدي تحديث جدران الحماية وبرامج مكافحة الفيروسات إلى تخفيف هذه المشكلة المحتملة.
العيب: تخفيض عمليات المراجعة الفيزيائية
عندما يكون كل شيء آليًا ، من السهل التخلي عن عمليات تدقيق المخزون الفيزيائي التي تستغرق وقتًا طويلاً. قد لا تبدو ضرورية عند قيام أجهزة الكمبيوتر بعملها. ومع ذلك ، من المهم الاستمرار في إجراء عمليات تدقيق منتظمة لتحديد الخسائر مثل التلف أو الكسر. تساعد عمليات التدقيق أيضًا مالكي الشركات على تحديد السرقة الداخلية المحتملة والتلاعب بنظام المخزون المحوسب.