تعليمات المحاسبة مع ترحيل المعاملات
يعد ترحيل المعاملات في دفتر الأستاذ العام جزءًا من عملية المحاسبة. يتم إنشاء إدخالات دفتر اليومية أولاً ومن ثم يجب عليهم النشر إلى دفتر الأستاذ العام للتأثير على التقارير. إذا لم تقم بنشر إدخالات دفتر اليومية ، فلن تؤثر المعاملات على أي حسابات وتكون المعلومات غير موجودة أساسًا للتقارير المالية القياسية. يمكن نشر إدخالات دفتر اليومية لأي حساب في دفتر الأستاذ العام ، مثل الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات.
1.
تأكد من أن لديك حسابات مناسبة في دفتر الأستاذ العام لإدخالات دفتر اليومية الخاصة بك. عندما لا تكون الحسابات موجودة ، لا يمكنك النشر. ربما يمكنك إنشاء حسابات جديدة ، أو التحقق من إدخالاتك بحثًا عن الأخطاء.
قم بموازنة إدخالات دفتر اليومية - لا يمكن نشر إدخالاتك في العديد من الأنظمة المحوسبة ، والتي ستمنحك رسائل خطأ. لا يزال بإمكانك النشر على نظام يدوي ، ولكن سيكون دفتر الأستاذ العام غير متوازن وستتسبب في حدوث فوضى في يديك.
2.
احتفظ بالوثائق الاحتياطية في إدخالات دفتر اليومية في حالة حدوث خطأ ما أو كمستند نسخة احتياطية عن أية أسئلة لاحقًا. يمكن تقديم الوثائق على جميع الإدخالات عن طريق إدخال رقم دفتر اليومية وتاريخها كحزمة. يجب أن يكون المحاسب قادراً على البحث عن إدخال دفتر يومية في دفتر الأستاذ العام ثم الانتقال إلى وثائق النسخ الاحتياطي بسهولة.
3.
تأكد من أن جميع المعاملات قد تمت مراجعتها والموافقة عليها قبل النشر. عادة ما تحتوي إدخالات دفتر اليومية على توقيعات المشرفين وأي تقرير آخر للتأكد من صحة المعلومات. قد يكون هذا الإجراء مع أنظمة محوسبة كذلك. في كثير من الأحيان لم يتم تعيين وحدة الحسابات الدائنة أو وحدة أخرى بشكل صحيح إلى دفتر الأستاذ العام وتصحيح الاحتياجات. هذا أمر شائع مع تطبيقات النظام الجديدة.
4.
تشغيل التقارير. قم بتشغيل ميزان المراجعة والتقارير الأخرى للتأكد من تغيير الحسابات المناسبة وتم ترحيل المعاملات بشكل صحيح. هذه خطوة سهلة عند تشغيل برنامج محاسبة. عادة ما يتم تنفيذ هذه الخطوة بعد إدخال مجموعة من إدخالات دفتر اليومية ، وليس واحدة فقط. على سبيل المثال ، إذا كنت تنشر دفاتر حسابات مستحقة الدفع ، فتأكد من تغيير هذا الحساب للقيود.