لماذا يتطلب سجل دفتر الأستاذ العام دفتر الأستاذ الفرعي؟
يتتبع دفتر الحسابات المستحق الدفع جميع النفقات التي تكبدتها شركتك والتي يجب دفعها. إذا كان لديك كمية كبيرة من النشاط المستحق الدفع ، يمكن بسهولة فقدان التفاصيل في دفتر الأستاذ العام القياسي. على الرغم من أن دفتر الأستاذ الفرعي غير مطلوب ، قد يكون من المفيد الاحتفاظ بدفتر الأستاذ العام الخاص بك خالياً من فوضى المعاملات والارتباك. يمكن أن يساعدك فهم وظيفة وفوائد دفتر الأستاذ الفرعي في تحديد ما إذا كان مثاليًا لنشاطك التجاري.
دفتر الأستاذ الفرعي
يحتوي دفتر الأستاذ الفرعي على معلومات مفصلة عن المعاملة لحساب يتم تمثيله في ملخص ضمن دفتر الأستاذ العام. إن تفاصيل الحساب الكبير - بما في ذلك المعلومات التي لا يحتاجها المحللون والمحاسبون الماليون رفيعو المستوى - قد تطغى على دفتر الأستاذ العام. يوفر دفتر الأستاذ الفرعي مكانًا لتفاصيل المعاملة بحيث يتضمن دفتر الأستاذ العام المعلومات التلخيصية فقط.
حسابات قابلة للدفع
حساب الحسابات الدائنة هو حساب كبير الحجم لبعض الشركات. عندما ترغب في تقليل حجم المعاملات ومستوى التفاصيل في دفتر الأستاذ العام ، سيحتفظ دفتر الأستاذ الفرعي لحسابات الدفع الخاصة بك بحساب تفاصيل النفقات الفردية خارج حساب دفتر الأستاذ العام. قم بتحديث ملخص الحسابات الدائنة في دفتر الأستاذ العام الخاص بك يوميًا أو أسبوعيًا أو بأي تكرار يناسب نشاطك التجاري.
معلومات موجزة
يعكس كل تحديث يتم نشره في دفتر الحسابات المستحق الدفع إجمالي نشاط المعاملة للفترة التي مرت منذ آخر تحديث. أضف الاعتمادات التي تم نشرها على الحساب وأنشئ إدخال دفتر يومية لتسجيل إجمالي الأرصدة في دفتر الأستاذ العام. كرر هذه العملية لمعاملات الخصم. لاحظ الإدخال في دفتر الأستاذ الفرعي لتتبع حيث توقفت الحسابات الخاصة بك. علامة أو تدوين في هوامش دفتر الأستاذ مقبولاً إذا كنت تستخدم دفتر أستاذ مكتوبة. الدفاتر المحوسبة سوف تتبع التحديثات الخاصة بك تلقائيا.
الأمان
يعمل دفتر الأستاذ الفرعي على تقييد الوصول إلى المعلومات التفصيلية ، مما يضمن أن الأشخاص الذين يعملون بانتظام فقط مع دفتر الأستاذ يمكنهم التعامل مع المعلومات. هذا يقلل من خطر الأخطاء وإدخالات غير دقيقة. عندما يمكن الوصول إلى دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة من قبل قسم المحاسبة بأكمله ، يمكن أن يؤدي خطر تغيير الرقم المتغير لتغيير الرصيد إلى خلق صراعات كبرى في إعداد التقارير. ويدعم دفتر الأستاذ الفرعي عن طريق نسخ من الفواتير والبيانات وغيرها من السجلات كما هو مطلوب للإبلاغ الضريبي والتدقيق.