ما هو المهم أن نأخذ في الاعتبار عند كتابة رسالة عمل؟

إن خطاب الاستلام والرد على استعلام العميل ورسالة الجمع التي تطلب الدفع الفوري هما مثالان على الرسائل التي يجب أن تتبع صيغة العمل. على الرغم من صعوبة كتابة رسائل الأعمال بشكل استثنائي ، إلا أنها تختلف اختلافاً كبيراً عن رسالة أكاديمية أو شخصية. مع الأخذ في الاعتبار المفاهيم الأساسية للحرف التجارية ولكن مع ذلك يمكن أن تجعل المراسلات الخاصة بك أكثر احترافا وفعالية.

منظور الكتابة التجارية

إن الحفاظ على توقعات وأهداف ومواقف واحتياجات القارئ أو القراء في الاعتبار هو أمر في غاية الأهمية. ولهذا السبب ، لا ينبغي أن يقتصر الخطاب التجاري على اتباع نهج يركز على القارئ فحسب ، بل يجب أن يكون أيضًا على دراية بالخطاب. يشير الوعي إلى التفكير أولاً وقبل كل شيء في قرائك ، وما الذي يتوقعون أن يخرجوا من الاتصال وما يحتاجون إليه في نص الرسالة لتلبية توقعات القراء. ثم ، تأكد من أن المعلومات التي تقدمها قابلة للاستخدام وسهلة الفهم.

التأكيد على الإيجابية

معظم القراء ، بغض النظر عن نوع الرسالة ، سوف يستجيبون بشكل إيجابي إلى إسهاب إيجابي. ولهذا السبب ، فإن التركيز على الإسهاب الإيجابي أمر مهم ، بغض النظر عما إذا كان خطاب العمل يقدم معلومات إيجابية أو سلبية. حاول تجنب استخدام الكلمات ذات الدلالات السلبية ، بما في ذلك الكلمات مثل لا ، رفض ، لسوء الحظ والفشل. عند كتابة رسالة جمع ، على سبيل المثال ، ابدأ بتوجيه الشكر إلى الشخص لكونه عميلاً. استمر في استخدام كلمة verbiage التي تسمح للعميل ، في حدود سياسة ائتمان النشاط التجاري ، بمعرفة أنه في الوقت الذي يكون فيه حسابه متأخراً أو أن الدفع قد فات موعد استحقاقه ، فأنت على استعداد للعمل مع العميل للعثور على حل مقبول للطرفين.

قصير وموجز وبسيط

قصيرة ، موجزة وبسيطة هي ثلاث كلمات مهمة يجب مراعاتها عند كتابة خطابات الأعمال. الوقت هو المال في عالم الأعمال وإذا كانت رسالتك طويلة ومجردة ، فهناك احتمال أن يضع القارئ رسالتك جانباً. إذا حدث هذا ، فسيتم إما قراءته في وقت متأخر أو ربما لا يقرأ. الوصول إلى النقطة ومحاولة إنشاء حرف عمل باستخدام أقل عدد ممكن من الكلمات. هناك إرشادات عامة تتمثل في الاحتفاظ بخطاب عمل إلى صفحة واحدة مطبوعة على الآلة الكاتبة.

دليل وتحرير وقراءة

لا تقم أبداً بإرسال رسالة عمل دون أن تقوم أولاً بالتصديق عليها بسبب الأخطاء الإملائية والنحوية. بالإضافة إلى ذلك ، راجع الرسالة للحصول على كلمات طويلة ، ومصطلحات فنية ، وألفاظ أو جمل مشوشة ، وأخطاء مطبعية. اقرأها بصوت عالٍ أو اطلب من أحد الزملاء قراءتها للتعرف على كيفية ظهورها للقارئ. إذا كنت بحاجة إلى تعديل الرسالة أو تعديلها بأية طريقة ، وإثباتها ، ومراجعتها ، وقراءة الرسالة بصوت عالٍ مرة أخرى قبل إرسالها.

موصى به