ما يؤثر على القدرة على التحكم في الحسابات المدينة؟

السيطرة في قسم الحسابات المستحقة أمر ضروري عند إدارة التدفق النقدي للشركة. من السجلات إلى الأموال التي تم تلقيها فعليًا ، تزيد الدقة والكفاءة من أمن الوضع المالي لشركتك. يساعد تحديد العوامل التي تؤثر على التحكم في الذمم المدينة في الحفاظ على تنظيم الأموال الواردة وتسجيلها بشكل صحيح.

شروط العقد

تؤثر شروط العقد المبرمة مع مختلف البائعين أو العملاء على كيفية ومتى يطلب منهم سدادها. إذا كانت شركتك تسمح بخطوط ائتمان للعملاء ، فإن شروط وقت وكيفية سدادها للائتمان يكون لها أيضًا دور في قسم الحسابات المدينة. يجب أن تلتزم شركتك بالعقد وشروط الائتمان المعمول بها بالفعل مع عملائك. إذا كان العميل قد مدد شروط الدفع ، فستفقد بعض التحكم في سرعة دفعك.

دقة الموظف

كما تؤثر دقة الموظفين العاملين في قسم الحسابات المدينة على التحكم في الشؤون المالية للشركة. الموظفين الذين يرتكبون أخطاء في الفواتير ودفاتر الحسابات وغيرها من الأوراق المالية المستحقة القبض ، يزيد من صعوبة التحكم في المعلومات المالية للشركة. تجبر الفواتير المرسلة بمعلومات غير صحيحة إما على قبول المعلومات غير الصحيحة أو تطلب من عملائك المزيد من المال. للاحتفاظ بسجلات دقيقة ، قم بتدريب موظفيك على اتباع الإجراءات الدقيقة في قسم الحسابات المستحقة القبض.

طرق العمل

تؤثر أساليب العمل المستخدمة في الحسابات المستحقة أيضًا على مستوى السيطرة التي تحتفظ بها. تستخدم العديد من الشركات برامج الكمبيوتر لإدارة المعلومات المالية. إذا قام برنامجك تلقائيًا بإرسال الفواتير أو نقل الأرقام من دفاتر الأستاذ إلى التقارير وقواعد البيانات الأخرى ، فستتحكم بشكل أقل في هذه الإدخالات. يمكن أن يحدث خطأ تم إجراؤه على إدخال واحد في عدة أخطاء في النظام بأكمله. البيئة المادية هي اعتبار آخر. لا يترك قسم الحسابات غير المقبولة المستحقة بدون إجراءات السلامة المادية سيطرة تذكر على المعلومات المالية للشركة. إذا أمكن ، احتفظ بمعلومات الحسابات المدينة في منطقة مقفلة محمية بكلمة مرور على جميع أجهزة الكمبيوتر المستخدمة في القسم.

علاقات العملاء

تؤثر العلاقات التي تقيمها مع عملائك على مقدار السيطرة الذي تمتلكه على قسم الحسابات المستحقة القبض. إذا قمت بتشغيل إدارة حسابات مستحقة بكفاءة ، يتوقع عملاؤك أن عليهم الدفع في الوقت المحدد. إذا كانت شركتك متساهلة مع توقعات الدفع الخاصة بك ، فقد تجد أن لديك سيطرة أقل على تدفق الأموال. يمكن للعملاء دفع الحدود لتجنب دفع فواتيرهم في الوقت المناسب. للحصول على أكبر قدر من التحكم في التدفق النقدي للشركة ، أظهر للعملاء أنك تتوقع دفعات في الوقت المحدد مع وضع سياساتك الخاصة في الاعتبار.

موصى به