ما هي العناصر الخمسة لتحليل تأثير الأعمال؟
يحدد الموقع الإلكتروني للحكومة الإلكترونية Ready.gov تحليل تأثير الأعمال (BIA) كتحليل يتنبأ بالعواقب المترتبة على تعطيل وظيفة العمل وعملية وجمع المعلومات اللازمة لتطوير استراتيجيات الاسترداد. قد يكون تعطل الأعمال بسيطًا مثل تسرب الرشاش العلوية أو معقدًا مثل الهجوم الإرهابي. يتكون BIA الفعال من خمسة عناصر: الرعاية التنفيذية وفهم المنظمة وأدوات BIA وعمليات BIA ونتائج BIA.
العنصر الأول: الرعاية التنفيذية
يتطلب إنشاء وتنفيذ تحليل تأثير الأعمال دعم المسؤولين التنفيذيين في شركتك. بدون دعم الإدارة ، من المتوقع أن يفشل التحليل. يمنحك الدعم التنفيذي النفوذ الذي تحتاجه للحصول على التعاون والأولوية مع الأقسام الأخرى داخل المنظمة. الطريقة الأكثر كفاءة وفاعلية للحصول على دعم الإدارة هي ضمان وجود تواصل من الأعلى إلى الأسفل. يمكن أن يكون الاتصال في شكل بريد إلكتروني أو اجتماع مجلس بلدية أو اجتماع المديرين. التأكيد على أهمية BIA في الحفاظ على العمل في حالة الكارثة.
العنصر الثاني: فهم المنظمة
سيكون من المستحيل إكمال العنصر الثاني لتحليل تأثير الأعمال ما لم تحدد جميع وظائف الأعمال المهمة والعمليات التي تقوم بها شركتك. انظر إلى الهيكل التنظيمي للشركة والأقسام والإدارات للعثور على جهات الاتصال الرئيسية أو خبراء الموضوع الذين يمكنهم مساعدتك في التعرف على العمليات التي ستتأثر بالكارثة والتعرف عليها. يجب اعتبار العمليات التجارية والنظم والوظائف حرجة إذا كان الفشل في تنفيذها يؤدي إلى أضرار غير مقبولة للشركة.
العنصر الثالث: أدوات تحليل تأثير الأعمال
أدوات تحليل تأثير الأعمال هي جوهر التحليل الناجح. يتم تشغيل هذه الأدوات بعد الانتهاء من مراجعة عملك وفهم الجزء الذي تلعبه كل عملية أو وظيفة أو نظام في العمليات اليومية بشكل عام. استخدم أدوات مثل المخططات التنظيمية ، والمقابلات ، والاستبيانات ، والرسوم البيانية لتدفق البيانات وبرنامج BIA لجمع البيانات اللازمة لتحليل التأثير المحتمل للكارثة على الأعمال.
العنصر الرابع: عملية تحليل تأثير الأعمال
باستخدام أدوات BIA ، سرد كل عملية عمل ووظيفة. قم بتعيين كل عملية على أنها حرجة أو غير حرجة لممارسة الأعمال. قم بتجميع قائمة بالأفراد الذين يجب أن يكونوا في مكانهم لأداء هذه الوظائف. بالنسبة للوظائف الحرجة ، قم بجمع معلومات تفصيلية حول كيفية أداء كل منها ، ومن يقوم بها ، والتأثير التشغيلي والمالي لانقطاع كل منها في اليوم الأول من التوقف. استمر في القيام بذلك بعد الأسبوع الأول من التوقف ، بعد 30 يومًا ، وما إلى ذلك. تحديد تاريخ الاستعادة المستهدف لكل عملية ، وكل نظام أعمال وكل وظيفة حرجة للأعمال. تحديد التبعيات التجارية الداخلية والخارجية. على سبيل المثال ، قائمة البائعين الذين يجب أن يتم تنبيهك إلى حالتك أو الموقع المؤقت الجديد. أخيرًا ، قم بتعيين مكان آمن لجميع بيانات تحليل تأثير الأعمال ليتم تخزينها للرجوع إليها مستقبلاً في حالة وقوع كارثة.
العنصر الخامس: نتائج تحليل تأثير الأعمال
يتمثل العنصر الأخير في تحليل تأثير الأعمال في تأكيد النتائج وعرضها. قم بتأكيد نتائجك مع مديري الأقسام أو الموظفين الرئيسيين للتأكد من أن ما حددته دقيق وواقعي. اعرض نتائج BIA الخاصة بك لفريق الإدارة التنفيذية للحصول على الموافقة على استخدام النتائج لتطوير استراتيجيات استعادة الأعمال.