استراتيجيات الكتابة الرئيسية في الأعمال
استراتيجيات الكتابة الأساسية في الاتصالات التجارية المساعدة. إن معرفة كيفية صياغة رسالة أو وثيقة مهمة تعزز من قيمة المدير التنفيذي أو الموظف للمنظمة. تتطلب الكتابة التجارية البحث الدقيق والتفكير والانضباط. قد يقوم الكاتب بإنشاء مسودات متعددة قبل أن يكون الإصدار النهائي جاهزًا. من المهم عدم التسرع في كتابة الأعمال ، لأن أخطاء الاتصالات في الأعمال التجارية قد تكون محرجة ومكلفة إذا كانت تؤدي إلى ضياع الفرص أو الارتباك بين الموظفين أو عدم رضا العملاء.
نغمة
اختيار النغمة المناسبة أمر بالغ الأهمية في كتابة الأعمال. أفادت جامعة بوردو أن النغمة تعكس موقف الكاتب ونهجه تجاه الرسالة والقارئ. نغمة قاسية وعاجلة قد تنقص من الرسالة وتنقل موضوعًا غير مقصود. يجب أن تعكس رسائل الأعمال والمذكرات والتقارير الثقة والإخلاص والمجاملة. فهم سبب المراسلات يساعد على ضبط النغمة الصحيحة. نبرة دافئة وودية مناسبة لتهنئة الموظف على الإنجاز ، ولكن التوبيخ يتطلب نبرة واضحة ومباشرة وموثوقة. يجب ألا تهاجم الرسائل السلبية مثل التوبيخ الشخص ، بل يجب التركيز على الإجراءات التي تسبب التوبيخ.
لغة
اللغة غير التمييزية هي الأفضل لكتابة الأعمال. يجب أن تتجنب وثيقة العمل العبارات أو العبارات النمطية النمطية التي تشير إلى الجنس. على سبيل المثال ، من غير المناسب إرسال دعوة حزبية لـ "المدراء وزوجاتهم". وهذا يعني أن الرجال هم فقط مدراء. دعوة "المديرين وأزواجهم" غير تمييزية. كما يفضل استخدام عناوين الوظائف المحايدة عندما يكون ذلك ممكنًا ، مثل "الرئيس" بدلاً من "الرئيس" عندما لا يعرف كاتب الأعمال إذا كان الرئيس رجلًا أم امرأة.
ملاءمة
يجب على كتاب الأعمال عادة تجنب المصطلحات والعبارات المعقدة ، إلا إذا كانوا يكتبون لجمهور محدد مطلع على الشروط. يجوز لممرضة أخرى تقوم بكتابة مسؤول صحي آخر أن تستخدم كلمات وعبارات غير مناسبة لمذكرة مماثلة للمريض. عادة ، من الأفضل أن تبقي الكتابة العامة للأعمال بسيطة وبسيطة.
قواعد
الأخطاء في التهجئة أو الترقيم أو بنية الجملة تدمر كتابة الأعمال ، حتى لو اتبع الكاتب استراتيجيات سليمة في جميع المجالات الأخرى. يجب على الأشخاص الذين يكتبون وثائق الأعمال البحث عن قواعد مثالية. الحصول على الحقائق الصحيحة أمر لا يقل أهمية. يتضمن ذلك تهجئة جميع الأسماء بشكل صحيح ومراجعة الحقائق مرة أخرى مثل التواريخ والأوقات والأماكن.