أسئلة رئيسية لطرحها عند التفكير في تنفيذ نظام إدارة الوثائق

تستخدم أنظمة إدارة الوثائق الحديثة الصور الرقمية وحفظ السجلات الإلكترونية لتخزين المعلومات. فهي تتيح إمكانية فحص المستندات وتقييد الوصول إلى المعلومات الحساسة وتدمير البيانات بأمان. في حين أن العديد من البائعين يوفرون أنظمة إدارة المستندات ذات الميزات الأساسية ، فإن الأسئلة الأساسية تتعلق بمدى توافق النظام مع متطلبات المؤسسة فيما يتعلق بالأمان والخصوصية والوصول والتعاون. إن معالجة هذه الأسئلة قبل شراء النظام يضمن تنفيذًا أكثر فاعلية وخالية من المشاكل.

خلق

تتعلق الأسئلة الرئيسية المتعلقة بإنشاء المستندات بكفاءة النظام بإضافة مستندات جديدة ومدى ملاءمته لكل من المستندات الأصلية الورقية والإلكترونية. يجب تخزين المواد الورقية من الماسحات الضوئية أو الصور الفوتوغرافية كصور ، ولكن يمكن تخزينها أيضًا كنص. تتعلق الأسئلة بتعريف الأحرف البصري الذي يغير صورة الكلمات إلى نص. هل يوفر النظام للبحث في محتوى النسخ الورقية؟ هل تولد كلمات؟ بالنسبة للمواد الإلكترونية ، تتعلق الأسئلة بأنواع المواد. هل يمكن للنظام قبول الفيديو والصوت؟ كيف يتم التعامل مع ملفات الوسائط المتعددة؟ يجب على المؤسسة أن تطرح أسئلة للتأكد من أن النظام يمكنه قبول جميع المواد الخاصة به.

تخزين

تتمثل الوظيفة الرئيسية لنظام إدارة المستندات في تخزين المستندات. تتضمن وظيفة التخزين إجراء نسخ احتياطي. هل يقوم النظام بتخزين الملفات بتنسيقاتها الأصلية أم يقوم بتحويلها؟ ما هو معدل النسخ الاحتياطي للملفات ، أين يتم تخزين النسخ الاحتياطية وهل يتمكن المستخدم من الوصول إلى الملفات الاحتياطية الفردية لاستعادتها؟ أحيانًا تتطلب المؤسسة تخزين الملفات بالتنسيق الأصلي. قد يكون لديها سياسات للنسخ الاحتياطي تتعارض مع تصميم النظام ، ومن الملائم دائمًا الوصول إلى ملفات النسخ الاحتياطي الفردية.

استرجاع

من وجهة نظر المستخدم ، يعد الوصول إلى الملفات المخزنة هو أهم وظيفة. وتشمل هذه الوظيفة الوصول عن بعد والوصول إلى الإنترنت والمشاركة والتوافق مع التطبيقات الأخرى. كيف يمكن للموظف الوصول إلى وثيقة معينة؟ كيف يحددها الموظف؟ ماذا تتضمن وظيفة البحث؟ هل يمكن للموظفين الوصول إلى النظام عن بُعد أو عبر الإنترنت؟ كيف تعمل المشاركة؟ هل يمكن للنظام إرسال مستند إلى تطبيقات الإنتاجية الشائعة؟ يجب أن تكون المنظمة مقتنعة بأن الوصول إلى المستندات يتطابق مع طريقة عمل الموظفين. إذا كان الموظفون يعملون عن بعد ، فقد يحتاجون إلى الوصول عن بُعد والإنترنت. يجب أن يعمل النظام مع البرامج الأخرى للمنظمة وممارساتها التعاونية. إذا كان هناك عدد كبير من المستندات المتنوعة التي تحتوي على معلومات غير منظمة ، فإن البحث ونظام الملفات المنظمة مهمان.

الأمان

جميع المنظمات لديها مخاوف أمنية ، وموردي النظام تشمل ميزات الأمان الأساسية في جميع أنظمة إدارة الوثائق. إذا كان الأمن ضروريًا لمؤسسة ما ، فعليها أن تطلب تفصيلاً مفصلاً عن وظائف وعمليات النظام الأمنية. هذه يجب أن تعمل مع السياسات والإجراءات الأمنية الخاصة بالمؤسسة. مثل هذا النهج التفصيلي يحل محل الأسئلة الفردية فيما يتعلق بالأمن الحرج.

انقضاء

تتضمن وظائف إدارة المستندات الكاملة تدمير البيانات عند انتهاء صلاحية المستندات وفقًا لسياسات المؤسسة. تتعلق الأسئلة بكيفية قيام المؤسسة بتطبيق انتهاء صلاحية المستند داخل النظام وكيفية تجاوزه. هل لدى النظام فئات ذات أوقات احتفاظ مختلفة؟ هل يمكن أن يقبل تواريخ انتهاء الصلاحية بدلاً من المدة؟ هل يمكن للموظفين المصرح لهم تمديد أو إلغاء الصلاحية؟ تعد البرمجة المرنة للمدة والتواريخ مفضلة ، ويجب أن يستوعب النظام الإلغاء إذا كانت المستندات مطلوبة لأغراض قانونية أو متعلقة بالامتثال.

موصى به

ما هو معنى المرونة الإعلانية المنخفضة؟
2019
أفكار لتسمية حلوى كاندي بوكيه
2019
الخصم الضريبي لمعدات الأعمال
2019