الخصائص الرئيسية للإجراءات الصحيحة لنظام المحاسبة والتحكمات ذات الصلة

تجمع الهياكل المحاسبية بين الأشخاص والإجراءات والتقنية والمعلومات المالية في نظام يستخدم لتلبية متطلبات الإبلاغ عن المعلومات المالية. وبغض النظر عما إذا كان النظام المحاسبي هو نظام فردي أو مزدوج ، سواء كان يدويًا أو محوسبًا ، يجب أن تعرض إجراءات المحاسبة نفس الخصائص ، بما في ذلك سلسلة من الضوابط الداخلية ذات الصلة. ولكن ليس كل نظام يقوم بذلك ، مما يجعل من الضروري معرفة الخصائص الأساسية والضوابط ذات الصلة التي يجب البحث عنها عند تقييم نظام المحاسبة.

الخصائص المعلوماتية

يجب أن تكون المعلومات المحاسبية ، بغض النظر عن الإجراء ، موثوقة وقابلة للتحقق وموضوعية. بشكل عام ، تعرض الإجراءات التي تتبع معيار الصناعة والمبادئ المحاسبية المقبولة عمومًا هذه الخصائص الأساسية. ومع ذلك ، قد يكون من الأصعب بكثير التأكد من أن الإجراءات التي لا تتبع إرشادات GAAP موثوقة أو يمكن التحقق منها أو موضوعية. على سبيل المثال ، يتطلب مبدأ المحاسبة وفقًا لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا إجراءات محاسبية لتسجيل الأصول الرأسمالية ، بغض النظر عن سنها ، وفقًا لتكلفة الشراء الأصلية. على سبيل المثال ، ستظل قيمة المعدات التي تم شراؤها قبل 10 سنوات بتكلفة قدرها 50.000 دولار تُقدر بـ 50.000 دولار طوال عمرها الإنتاجي. تعد معلومات التسجيل بهذه الطريقة أكثر موثوقية وقابلية للتحقق والموضوعية من تسجيل قيمتها الحالية.

الخصائص الإجرائية

وتتراوح الإجراءات المحاسبية بين المهام البسيطة مثل التوفيق بين المصروفات النثرية أو نشر دفعات ائتمانية لإنشاء تقارير مالية معقدة. على الرغم من أن تعقيد الأعمال التجارية ونظام المحاسبة الخاص بها يحددان الإجراءات المحددة التي تتبعها الأعمال ، إلا أن الإجراءات يجب ألا تكون متسقة فحسب ، بل توفر أيضًا إمكانية المقارنة. تنطبق الاتساق عندما يكون هناك أكثر من خيار واحد مقبول لتسجيل المعلومات المالية. على الرغم من أن كل خيار قد يكون صحيحًا من تلقاء نفسه ، فإن التقليب بين الخيارات يمكن أن يؤدي إلى عدم الدقة ويخلق الارتباك. مثال على ذلك هو استخدام نفس طريقة تقييم المخزون باستمرار ، مثل التقييم الأخير أو الأول أو الأول ، والأول ، والتشبث بهذه الطريقة. المقارنة هي خاصية خارجية تشير إلى السهولة التي يمكن بها المقرضين والمستثمرين والجمهور العام مقارنة البيانات المالية لواحد مع آخر. مرة أخرى ، توفر الإجراءات التي تتبع إرشادات GAAP قابلية المقارنة. على سبيل المثال ، يتطلب مبدأ المطابقة أن تستخدم الشركات المحاسبة على أساس الاستحقاق ، وأن تستخدم النظام النقدي الأمريكي في المحاسبة المالية وتحدد بوضوح فترة إعداد التقارير في رؤوس القوائم المالية.

ضوابط المعلومات

على الرغم من أن معظم الضوابط الداخلية تتعلق بالإجراءات المحاسبية ، فإن الضوابط المادية والميكانيكية والإلكترونية تكون خاصة لتأمين المعلومات المحاسبية. ترتبط الضوابط المادية بشكل أساسي بالأصول المادية المستخدمة لحماية المعلومات المالية ، بينما تحافظ أدوات التحكم الميكانيكية والإلكترونية على دقة وموثوقية التقارير المالية. كلها ضرورية لكل نظام محاسبة. قد تشمل الضوابط المادية الخزائن وخزائن التخزين القابلة للقفل وصناديق الودائع الآمنة من أجل ضمان النقد والنسخ المطبوعة من السجلات المالية ؛ أجهزة الإنذار ومعدات مراقبة الفيديو لمنع اقتحام وردع سرقة الموظف ؛ والساعات الزمنية الإلكترونية لمنع الموظفين من تزوير معلومات الرواتب.

الضوابط الإجرائية

تشكل الضوابط الإجرائية غالبية إجراءات الأمن في نظام المحاسبة. وتشمل هذه تحديد المسؤولية والفصل بين الواجبات والتحقق المستقل الداخلي. إن إنشاء نقطة واحدة للسلطة لإجراء محاسبي وفصل الواجبات هي ضوابط أساسية. وهذا يشمل ، على سبيل المثال ، تعيين موظف واحد لقبول المدفوعات النقدية ، وآخر لتسجيل المدفوعات في مجلة الإيصالات النقدية والثالث لإيداع النقدية في البنك. كما يمكن أن تركز الضوابط الإجرائية على إجراءات التوثيق مثل استخدام الإيصالات والفواتير ذات الأرقام المسبقة ، وتطلب من جميع المعاملات المالية أن تكون لها وثائق داعمة. إن التدقيق الداخلي العشوائي والمجدّل للسجلات المالية ، إما من قبل صاحب العمل أو شخص ما من خارج القسم ، يوفر رقابة مستقلة على التحقق.