أهمية وجود جدول الأعمال قبل اجتماع العمل
خلال عملية إنشاء وتشغيل شركة صغيرة ، من المرجح أن يلتقي المدراء مع بعضهم البعض ، والمستشارين والموظفين لمناقشة الجوانب المختلفة للعملية. يمكن للقرارات التي تتخذ في اجتماعات العمل أن تحدد في نهاية المطاف نجاح أو فشل الشركة ، لكن الاجتماعات غالباً ما تكون غير مركزة وغير منتجة. إن إعداد جدول أعمال وتوزيعه يحدد الموضوعات التي ستتم مناقشتها في اجتماع عمل يمكن أن يكون له العديد من الفوائد المهمة.
اتجاه الاجتماع
من المحتمل أن يكون لاجتماع الأعمال الذي ليس له جدول أعمال اتجاه أقل ويكون أقل إنتاجية من الاجتماعات الأكثر تنظيمًا مع قائمة محددة مسبقًا بمواضيع المناقشة. يمكن للاجتماعات بدون توجيه ثابت أن تبتعد عن الموضوع ، مما يؤدي إلى بعض النتائج الملموسة أو المفيدة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يصبح المشاركون في الاجتماع غير قادرين على المشاركة في اجتماع شارد من المواضيع ذات الصلة ، والتي يمكن أن تشكل سابقة سيئة للاجتماعات المستقبلية. إذا شعر المشاركون أن الاجتماعات غير مركزة وأنهم لا يساهمون كثيرًا في عملهم ، فقد يقررون تخطي الاجتماعات المستقبلية.
تجهيز
وهناك جانب آخر مهم في وضع وتعميم جدول أعمال لاجتماعات العمل في وقت مبكر هو أنه يعطي المشاركين فرصة للتحضير للاجتماع. إذا عرف المشاركون الموضوعات المحددة التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ، يمكنهم البحث في هذه المواضيع مقدمًا وإعداد المعلومات والأسئلة ذات الصلة للمساهمة بشكل بنّاء في الاجتماع. إذا عرف المشاركون أن الموضوعات الهامة ذات الصلة سيتم تغطيتها في الاجتماع ، فمن المرجح أن يحضروا.
ردود الفعل
يتيح إنشاء أجندة لنشاط تجاري للمشاركين إعطاء ملاحظات مخطط الاجتماع حول اتجاه الاجتماع وإجراء تغييرات على جدول الأعمال عند الضرورة لإدراج الموضوعات ذات الأهمية الخاصة. على سبيل المثال ، إذا أراد مدير معين مناقشة طريقة جديدة لتسويق منتج ، فقد يشعر بخيبة أمل إذا لم يعالج الاجتماع مخاوفه. يمكن لخياطة أجندة الاجتماع لتشمل الموضوعات التي يريد المشاركون مناقشتها أن تشجع الحضور.
الاعتبارات
يمكن لاجتماع العمل أن ينحرف عن الموضوع ، حتى لو قام المديرون بإعداد جدول أعمال في وقت مبكر. الأمر متروك لقائد الاجتماع للحفاظ على المناقشات التي تركز على الموضوعات ذات الصلة والعمل من خلال البنود المدرجة في جدول الأعمال.