أهمية مهارات الكتابة الجيدة في مكان العمل

في حين أن العديد من إعلانات الوظائف غالبا ما تشير إلى مهارات الاتصال الشفوية والكتابية ، فإن الموظفين وأرباب العمل على حد سواء يهملون أحيانًا أهمية الكتابة الجيدة في مكان العمل. عندما يكتب أحد العمال جيداً ، فإنها تُظهر اللطف ، والاهتمام بالتفاصيل والذكاء. بالإضافة إلى ذلك ، يستفيد الموظفون الذين يتمتعون بمهارات اتصال خطية جيدة بشركتهم من خلال ضمان التواصل الجيد مع العملاء والتوقعات والاهتمامات الخارجية الأخرى

مما يجعل الانطباع الأول جيد

هناك مقولة قديمة حول عدم الحصول على فرصة ثانية لتقديم انطباع أول جيد. هذا صحيح حتى عندما يكون الانطباع الأول عن طريق الكلمة المكتوبة. عندما تكون رسالة البريد الإلكتروني ، أو الرسالة ، أو رسالة نصية ، أو مشاركة وسائل الإعلام الاجتماعية مكتوبة بشكل جيد ، ومنظمة تنظيماً صحيحاً وقواعدياً ، فإن القارئ سيشكل رأياً جيداً للكاتب.

من ناحية أخرى ، فإن الأخطاء الإملائية ، والأفكار الخاطئة المنظمة والأخطاء النحوية تجعل الكاتب يبدو غير ذكي وغير محترف. في مرحلة تقديم الطلب أو المقابلة ، يمكن أن يكلف ذلك أحد العمال عرض عمل أو ينتج عنه عرض راتب أقل مما كان يمكن أن يحدث لولا ذلك. في سياق الأعمال التجارية ، قد تعكس الكتابة السيئة في الاتصالات الخارجية سوءًا على الشركة. قد يلاحظ زملاء العمل أيضًا عادات الكتابة السيئة ، والتي قد تؤثر على كيفية إدراكهم لقدرات الكاتب.

الكتابة الجيدة تظهر مجاملة

توضح الكتابة الجيدة للأعمال أن الكاتب يقيّم وقت القارئ. عندما يتمكن الكاتب من تنظيم أفكاره ومخاوفه وتقديمها بطريقة يسهل قراءتها وفهمها ، يستفيد القارئ.

من ناحية أخرى ، فإن الكتابة السيئة تجبر القارئ على قضاء بعض الوقت والطاقة في محاولة لفهم ما يتم توصيله. في كثير من الحالات ، قد يتعين على القارئ أن يسأل الكاتب توضيح الأسئلة. تظهر الكتابة بوضوح أن الكاتب يحترم وقت القارئ ولا يريد أن يضيعه.

أهمية الاتصال الواضح

تعتمد قرارات العمل الجيدة على التواصل الواضح. هذا صحيح سواء كانت الاتصالات داخلية أو خارجية. من الأسهل بكثير تنسيق المشاريع الداخلية وتبادل الأفكار عندما يفهم جميع الزملاء في العمل الأفكار المطروحة ، وكذلك العمليات الخاصة باستكمال المشروع. عندما يفهم الموظفون ما يمكن أن يتوقعوه من بعضهم البعض ، غالباً ما تتحسن المعنويات.

وبالمثل ، سيكون لدى العمال علاقات أفضل بكثير مع أشخاص خارج الشركة عندما يكون من السهل فهم اتصالاتهم. يصبح تنسيق الاجتماعات وتحديد الأهداف والاتفاقيات أكثر وضوحًا عندما يكون كلا الطرفين قادرين على الكتابة بوضوح.

طرق لتحسين كتابة الأعمال

لدى الأفراد الذين يهتمون بكتابة أعمالهم العديد من الخيارات لتحسين مهاراتهم. وهنا عدد قليل للنظر فيها:

خذ وقتًا إضافيًا: في كثير من الحالات ، يمكن للشخص تحسين كتابته عن طريق أخذ وقت إضافي لتكوين الرسائل ثم تدقيقها. لا ينبغي للعمال التعامل مع الاتصالات التجارية حيث أن الأعمال المراد إكمالها في أسرع وقت ممكن ، ولكن كمشاريع في حد ذاتها. عندما يكون ذلك ممكنًا ، من المستحسن كتابة رسائل ورسائل بريد إلكتروني مهمة على الأقل قبل بضع ساعات من إرسالها للسماح للكاتب بأخذ استراحة من القطعة ثم مراجعتها بعيون جديدة.

استخدام مدقق النحو: برنامج معالجة Word عادةً ما يحتوي على مدقق نحوي ، ولكن هناك برامج مستقلة يمكن أن توفر في كثير من الأحيان تدقيقًا أكثر فاعلية وردودًا لزيادة الوضوح.

اطلب التغذية الراجعة: بعد كتابة رسالة أو بريد إلكتروني مهم بشكل خاص ، قد يكون من المفيد أن يطلب الموظف من مديرته أو زميله البحث عن القطعة وتقديم التعليقات.

الحصول على دروس خصوصية أو حضور فصل دراسي: هناك العديد من الخيارات لتحسين مهارات الكتابة من خلال البرامج التعليمية. تقدم كليات المجتمع وبرامج تعليم الكبار دورات في كتابة الأعمال ، ويمكن أخذ العديد من هذه الدورات عبر الإنترنت.