أفكار لبدء الاجتماع

إن اجتماع العمل هو وقت يشارك فيه الأشخاص أفكارًا حول موضوع محدد ومحاولة تطوير حلول للمشكلات. أحد التحديات هو إيجاد طرق لبدء اجتماع بفعالية. يجب أن يكون لكل اجتماع رئيس مسؤول عن تدفق الاجتماع. يحتاج الرئيس إلى اتخاذ إجراءات معينة لإيقاف الاجتماع إلى البداية الصحيحة.

جدول أعمال

قبل أسبوعين على الأقل من الموعد المحدد للاجتماع ، قم بتوزيع جدول أعمال لكل مشارك. يحدد جدول الأعمال جدول الاجتماعات والمواضيع التي سيتم تغطيتها ومن سيتحدث. إذا تغيرت الأجندة ، فأصدر مذكرة تغيير للحاضرين على الفور. شجع المشاركين على دراسة جدول الأعمال وإعداد أي أسئلة أو مواد تقديم مقدما لتسهيل عقد اجتماع سلس.

وقت البدء

يجب أن يكون الرئيس في مرفق الاجتماع قبل 10 دقائق على الأقل ، إذا سمحت جدولة الغرفة ، بإعداد الاجتماع وإعداد المواد الدعائية. يعطي جدول الأعمال وقتًا للبدء في الاجتماع ، ويبدأ اجتماع جيد في الوقت المحدد له. يمكن للاجتماع الذي تأخر أو تأجيل إعطاء الحضور الشعور بأن الموضوع غير مهم. يغير بعض الحاضرين جدولهم الزمني للاجتماع ، لذا فإن البدء في الوقت المناسب يقدم مستوى عاليًا من المجاملة الاحترافية.

القواعد الأساسية

قبل بدء الاجتماع ، يجب على الرئيس مراجعة القواعد الأساسية للاجتماع بسرعة. يجب أن يعترف الرئيس بالآخرين لإتاحة الأسئلة والإدخالات. أي شخص يتحدّث باستمرار أو يقاطع الاجتماع بالاندفاع سوف يُطلب منه مغادرة الاجتماع. إن تغطية القواعد الأساسية في بداية الاجتماع يثبت الالتزام بالاجتماع ويساعد على نقل الاجتماع بسرعة.

إعادة النظر

إذا كان الاجتماع واحدًا في سلسلة منتظمة ، فمن المستحسن مراجعة دقائق من الاجتماع السابق قبل البدء. هذا يساعد على تذكير المشاركين في الأعمال التي أجريت في السابق وأي إعلانات مهمة تم إجراؤها في الاجتماع الأخير. إذا لم يكن الاجتماع جزءًا من سلسلة ، فيجب على الرئيس أن يبدأ الجلسة مع ملخص سريع للغرض من الاجتماع وما يأمل المشاركون في تحقيقه خلال وقت الاجتماع.

موصى به

مزايا لوحة اللمس
2019
جرد ورضا العملاء
2019
كيف يعمل تنشيط Microsoft Windows؟
2019