كيف لتتبع أوامر العمل

تعد إدارة سير العمل جانبًا هامًا من العمليات التجارية. وينطبق هذا بشكل خاص على منظمات 24/7 ، مثل تلك المشاركة في عمليات التجارة الإلكترونية. أكثر من أي وقت مضى ، العمال مسؤولون عن عمليات سير العمل باستخدام اتصالات المحمول مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية. لقد أدى الاستخدام المتزايد لأنظمة التتبع الآلي المستندة إلى الويب والكمبيوتر إلى حدوث تغييرات كبيرة في إجراءات معالجة الطلبات التي كانت تعتمد بشكل رسمي على الورق. أصبح لدى العمال الآن طرق أكثر فاعلية لتتبع تدفق أوامر العمل ، مما يزيد من قدرة المؤسسات على التعجيل باحتياجات العملاء والاستجابة لها.

1.

حدد الأنشطة القياسية المطلوبة لإكمال فئات مختلفة من الطلبات داخل مؤسستك. قم بإنشاء مخطط سير عمل مرئي يوضح المدخلات والمخرجات المطلوبة لمعالجة أمر نموذجي. هذا هو نظام سير العمل القائم على النشاط الذي يحول التفكير من تسليمها من قبل الأفراد لتنسيق أنشطة العمل من قبل الأفراد.

2.

إنشاء نظام جدولة لأوامر العمل. يتم استخدام تسلسل الوظائف من قبل الشركة لتحديد أولويات طلبات العمل وتحديد المكان الذي ستقع فيه المهمة في جدول معالجة الطلبات. يتم استخدام طرق جدولة مختلفة ، مثل "أقرب تاريخ استحقاق" ، "أطول وقت معالجة" ، "أقصر وقت معالجة" ، "أول أولوية ، أول خدمة" و "طلب العميل المفضل". يجب أن تحدد قواعد ترتيب العمل أيضًا وقت استخدام فئة ترتيب "الاندفاع". تحديد أفضل قاعدة تسلسل وظيفي لاستخدامها استناداً إلى استراتيجية العمل الخاصة بالمنظمة.

3.

تطوير نظام تتبع الوقت الذي يسجل طلبات وقت العمل. تطلب من موظفي مدخل الأوامر إدخال معلومات الوقت ، والتي تحدد المساءلة عن أولئك المشحونين بالأمر على طول سلسلة معالجة الطلب. كما يوفر البيانات التي يمكن استخدامها لتقدير متوسط ​​الوقت اللازم لمعالجة أمر على طول كل نقطة أثناء عملية سير العمل.

4.

إنشاء نظام لتسجيل وإخطار الأطراف بالتأخيرات أو الفشل في معالجة الطلبات. ضمّن معلومات وصفية عن سبب تأخيرات أوامر العمل ، مثل وقت توقف الجهاز والمقاييس الأخرى. هذا يضيف إلى سجل المهمة لكل طلب ويعمل بمثابة معلومات مفيدة في تقييم أداء الأعمال.

5.

تطوير أنظمة إعداد التقارير التي يمكن تصديرها استنادًا إلى عوامل محددة تتعلق بمعالجة الطلب. على سبيل المثال ، قد يتم إنشاء تقارير معالجة الطلبات حسب تاريخ الطلب أو تاريخ الانتهاء أو العامل. تطوير ونشر تقارير تتبع الوقت لأمر معين للمراجعة والتقييم من جانب الجهات المعنية المشاركة في عملية ترتيب العمل.

تلميح

  • يمكن شراء برنامج إدارة أمر العمل أو إنشاء نظام معالجة أوامر العمل باستخدام تطبيق برنامج قاعدة بيانات عام.

موصى به