كيفية رصد حركة البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني هو جزء مهم من استراتيجية تواصل الشركة ، وعلى هذا النحو ينبغي التعامل معه كأحد الأصول التجارية الحيوية. وفي الوقت نفسه ، يعتبر الموظفون أن البريد الإلكتروني ليس أداة عمل فحسب ، بل أداة للاتصال الشخصي الخاص بهم. نظرًا لأن الموظفين يستخدمون البريد الإلكتروني للشركة في الاتصالات الشخصية ، فقد يعرضون شركتك إلى هجمات ضارة أو التزامات قانونية دون أن يدركوا ذلك. إحدى الطرق لحماية شركتك هي مراقبة وتصفية حركة البريد الإلكتروني على شبكتك.

1.

راجع قوانين الخصوصية في ولايتك للتأكد من أنك ملتزم بمراقبة حركة البريد الإلكتروني للموظفين. بينما تعترف معظم الدول بحق صاحب العمل في مراقبة حركة مرور الشبكة ومحتوى البريد الإلكتروني ، قد تحمي بعض الدول حقوق الموظف على حقوق صاحب العمل. بعد التحقق من أنه قانوني في ولايتك لمراقبة نشاط البريد الإلكتروني للموظف ، قم بتطوير سياسة البريد الإلكتروني الرسمية وقم بتوعية موظفيك بمحتوياته وسبب وجوده. وهذا يمنحهم تحذيرًا ووقتًا مناسبين لضبط إجراءاتهم لتتوافق مع سياستكم الجديدة.

2.

حدد حزمة مراقبة البريد الإلكتروني وقم بتنفيذها على خادم البريد الإلكتروني أو أجهزة الكمبيوتر الفردية أو كليهما. هناك عدد غير قليل من حزم المراقبة بأسعار معقولة المتاحة والتي تشمل مراقبة البريد الإلكتروني كميزة. معظم تسمح لك لمراقبة حركة المرور الواردة والصادرة ، فضلا عن إرسال تنبيهات على أساس المشغلات المكوّنة.

3.

اضبط الشاشة على عزل الرسائل غير المرغوب فيها المشتبه بها الواردة لاسترداد رسائل البريد الإلكتروني الصالحة. لا تحظى حزم المراقبة دائمًا بالصواب. في بعض الأحيان ، يسمحون بالرسائل غير المرغوب فيها ، وفي بعض الأحيان يقومون بنقل رسائل البريد الإلكتروني الصالحة إلى ملف احتجاز. ابحث في ملف العزل هذا إذا لم تتلق رسالة إلكترونية مهمة تتوقعها ، وأضف قاعدة إلى جهاز مراقبة البريد الإلكتروني للسماح للبريد الإلكتروني من هذا العنوان بالمرور.

4.

مراجعة سجلات الشاشة على أساس دوري أو إجراء عمليات فحص تلقائية ضد السجلات. في كثير من الأحيان يمكنك التقاط العناصر التي لم تلاحظها الشاشة كمشكلة ، بسبب أوجه القصور في البرنامج أو إجراءات موظفيك. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يرسل معلومات حساب على رقم حساب العميل المكون من 12 رقمًا ، ويقوم بتفصيله إلى أربعة أرقام من ثلاثة أرقام ، قد لا يتمكن جهاز العرض من التقاط ذلك ، ولكن يجب أن تقوم عينيك بذلك. مطلوب الاجتهاد لحماية شركتك.

موصى به