كيفية إدارة قرطاسية المكتب

تمثل قرطاسية المكتب جزءًا أساسيًا من العلامة التجارية الاحترافية وصورتك. من المهم التحكم في استخدام القرطاسية الخاصة بك ، ليس فقط للحفاظ على التكاليف تحت السيطرة وإظهار المسؤولية البيئية ولكن أيضًا لتقليل مخاطر سوء الفهم المحتمل الذي قد ينشأ ، بسبب الاستخدام غير المصرح به لاسم وشعار شركتك.

قرطاسية المكتب المتاحة بسهولة

لأن الكثير من الأعمال تتم الآن عبر الإنترنت ، المادية ، لا يتم استخدام القرطاسية الورقية في كثير من الأحيان كما كان في السابق. ومع ذلك ، لا يزال يتم التعامل مع الكثير من المعاملات التجارية باستخدام المستندات المطبوعة ، لذلك لا يزال توفير مستلزمات القرطاسية متاحًا. هنا المكونات المختلفة لل "خزانة" نموذجية القرطاسية:

• ترويسة: ترويسة هي القرطاسية الأعمال مع اسم وشعار الشركة المطبوعة على الجزء العلوي. في بعض الحالات ، قد ترغب في أن يكون لدى كبار المديرين التنفيذيين والمديرين أدوات قرطاسية مخصصة تحتوي أيضًا على أسماءهم وعناوينهم. يستخدم ترويسة في معظم الاتصالات التجارية الرسمية ، وكذلك للاتفاقات وحتى العقود.
• منصات المذكرة: نظرًا لأن العديد من الأشخاص يدونون الآن ملاحظاتهم على أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة اللوحية ، لا تستخدم لوحات المذكرة التي تحمل شعار الشركة في كثير من الأحيان كما كانت في السابق. لا تزال بعض المكاتب ترغب في الاحتفاظ بها للاستخدام الداخلي وغير الرسمي من قبل الموظفين.
• ملاحظات لاصقة: تحتوي الملاحظات اللاصقة على وفرة من الاستخدامات في مكان العمل ، بما في ذلك الاتصالات بين الموظفين ، ولتقديم تحيات ومعلومات إضافية في المراسلات بالبريد.
• بطاقات العمل: من بين جميع الأنواع المختلفة من قرطاسية الأعمال ، لا تزال بطاقات الأعمال هي الأكثر استخدامًا. يجب تزويد كل موظف ببطاقة عمل كجزء من عملية الإعداد.
• المغلفات: يجب أن تحتوي القرطاسية على مظاريف بأحجام مختلفة ، وكلها مطبوعة مع اسم شركتك وعنوانها وشعارها.

• اﻟﻌﻧﺎوﯾن: ﯾﻣﮐن ﺗﺛﺑﯾت ﻣﻟﺻﻘﺎت اﻟﺑرﯾد اﻷﮐﺑر ﻣﻊ اﺳم اﻟﺷﻌﺎر واﻟﺷﻌﺎر اﻟﺧﺎص ﺑك ﻋﻟﯽ اﻟﻣرﺑﻌﺎت واﻷظرف اﻷﮐﺑر.

تثقيف موظفيك

نأمل أن تكون قادرًا على توظيف عمال يفهمون أهمية الحفاظ على القرطاسية المكتبية في استخدامها فقط عند الضرورة. ومع ذلك ، قد يتعين عليك أن تكون سباقاً في نقل هذا الجانب من سلوك العمل الاحترافي. فيما يلي بعض الأفكار لتوصيل ضرورة استخدام أدوات الكتابة المسؤولة لموظفيك:

• تعزيز الازدهار والاستدامة: لا تقتصر تكلفة القرطاسية على تكاليف أعمالك فحسب ، بل إنها تطبع على الورق. الاستخدام غير الضروري يهدر المال وهو غير مسؤول بيئيًا.

• تثبيط الاستخدام الشخصي: يجب ألا يستخدم الموظفون القرطاسية المكتبية ، بما في ذلك لوحات المذكرات وبطاقات العمل والمغلفات ، للاتصالات الشخصية. لا يقتصر الأمر على سرقة موارد الشركة من الناحية الفنية فحسب ، بل قد يؤدي أيضًا إلى حدوث ارتباك في حالة استخدام الموظف للأداة الثابتة في سياق نشاط تجاري جانبي أو ارتباط مع مؤسسة أخرى.

• تشجيع الاتصال الإلكتروني: قم بتزويد كل موظف بملف رسومي لشعار شركتك بالإضافة إلى قالب مستند Word يمكنهم استخدامه لإنشاء مراسلات إلكترونية ذات مظهر احترافي.

تلميح

• وضع سياسة offboarding التي تتطلب من جميع الموظفين المغادرين تسليم أي القرطاسية ، بما في ذلك بطاقات العمل ، في حوزتهم.

تعيين حارس البوابة

ونأمل أن يكون الاستخدام الإيجابي والتشجيع للاستعمال المسؤول للورق ذي الرأسية وغيرها من الإمدادات هو الذي سيبقي على استخدام هذه العناصر تحت السيطرة. ومع ذلك ، إذا أظهرت سجلاتك أن الموظفين ربما يفرطون في استخدام هذه العناصر ، فقد تحتاج إلى تعيين حارس البوابة لإدارة توزيعهم واستخدامهم. إذا كان لديك مدير مكتب ، فقد يكون أفضل خيار للحفاظ على الإمدادات. إذا لم يكن لديك مدير مكتب ففكر في طلب مساعدة إدارية أقدم للقيام بهذا الدور.

شراء لوازم بديلة

لتقليل النفقات ، امنح العاملين لديك بدائل للقرطاسية المخصصة:

• القرطاسية العادية: توفير أظرف عادية ، دفاتر ملاحظات ، وملاحظات لاصقة للاستخدام داخل المكتب.
• حزم خدمة USPS والتوصيل: تقدم خدمة بريد الولايات المتحدة ، بالإضافة إلى شركات التوصيل التجاري ، مثل UPS أو FedEx ، مواد تغليف مجانية لبعض أصناف التسليم. استخدم هذه المواد المجانية بدلاً من المربعات المخصصة والأظرف الكبيرة ، باستخدام الملصقات المطبوعة بشعارك لأغراض التعريف والعلامة التجارية.
• مغلفات الاتصالات الداخلية: عندما تحتاج إلى تعميم المستندات الورقية من خلال مكتبك ، استخدم مغلفاً بينياً أو بين الأقسام. هذه المظاريف مصنوعة من مواد متينة ولها فراغات حيث يمكنك وضع اسم الشخص الذي يحتاج إلى مراجعة المستندات. وهي طريقة مقتصد خاصة للتعامل مع المستندات في مكان العمل.

تلميح

• يمكنك إنشاء القرطاسية عند الطلب في Word أو برنامج معالجة الكلمات آخر. استخدم رؤوس الصفحات وتذييلاتها لحفظ أي نص أو صور مرغوبة مثل شعارات الشركة وتنسيقها في النمط لتتناسب مع القرطاسية المطبوعة. يمكنك حفظ الإعداد بالكامل كقالب يمكن استخدامه في أي وقت ترغب فيه في طباعة صفحة جديدة من الأدوات المكتبية. تذكر أن تقوم بتحميل طابعتك بنوع الورق الذي تفضله.