ما هي المدة التي تستغرقها الأعمال في الاحتفاظ بسجلات الموظفين؟
عندما تملك وتدير عملاً تجارياً مع الموظفين ، يجب عليك إنشاء والحفاظ على سجلات الموظفين وملفات الموظفين. نظرًا لأن الموظفين قد يأتون ويذهبون ، قد تتسائل عن المدة التي ينبغي عليك فيها التمسك بسجلات الموظفين. تعلق دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) على السجلات المتعلقة بضرائب الموظفين ، مثل الرواتب ، لكن السجلات الأخرى تعتمد على أنواع السجلات التي لديك للموظفين.
كشف رواتب
توصي مصلحة الضرائب الأمريكية بالاحتفاظ بسجلات الرواتب مثل حجب الضرائب حتى لا تتمكن أنت والموظف من تقديم تعديلات على تلك السنة الضريبية. في حالة سجلات التوظيف ، تنص إرشادات مصلحة الضرائب على الاحتفاظ بالسجلات لمدة لا تقل عن أربع سنوات بعد دفع الضريبة أو استحقاق الضريبة ، أيهما بعد التاريخين. يقترح خبير الأعمال الصغيرة ريفا ليسونسكي الاحتفاظ بسجلات العمل لمدة لا تقل عن سنتين ولمدة تصل إلى سبع سنوات. وتقول إن معظم الولايات لديها نظام قانوني لمدة عامين لتقييد الدعاوى القضائية من قبل موظفين سابقين ، لذلك تريد التأكد من أن لديك وثائق في متناول اليد إذا حدث ذلك. لأغراض التدقيق ، يقول Lesonsky ، احتفظ بالسجلات لسبع سنوات ، ملف أوراق العمل بالترتيب الزمني ، وعندما ترتفع سبع سنوات ، يمكنك قص المستندات أو التخلص منها بسرعة وسهولة.
عقود الموظفين
إذا كان لديك عقود عمل مع موظفيك ، فعليك الاحتفاظ بهذه العقود لمدة 10 سنوات على الأقل. وفقًا لـ Financial Web ، يجب أن "تخطئ إلى جانب الحذر" وتحافظ على سجلات الموظفين لفترة أطول مما تعتقد أنك قد تحتاج إليه ، في حالة ظهور مشكلة قانونية.
ADA وقانون الحقوق المدنية لعام 1964
يتطلب قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) وقانون الحقوق المدنية لعام 1964 الاحتفاظ بسجلات الموظفين لمدة عام على الأقل بعد مغادرة الموظف للشركة. ينطبق هذا فقط على الشركات التي يعمل بها 15 موظفًا أو أكثر.
ADEA
يؤثر قانون التمييز على أساس السن في التوظيف (ADEA) على أصحاب العمل الذين لديهم 20 عاملاً أو أكثر. ينص هذا القانون أيضًا على أنه يجب الحفاظ على سجلات الموظفين لمدة عام على الأقل بعد مغادرة الموظف من العمل.
قانون الإجازة الطبية للعائلة (FMLA)
يحكم قانون الإجازة الطبية للعائلة الأوراق الطبية التي يجب على أصحاب العمل الاحتفاظ بها للموظفين. عندما يغادر الموظف الشركة لسبب طبي يخضع لـ FMLA ، يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بالسجلات لمدة ثلاث سنوات على الأقل بعد مغادرة الموظف للشركة.
المطالبات والدعاوى القضائية
يقول خبراء الشبكة المالية أنه إذا قدم الموظف مطالبة بتعويض العامل ، فعليك الاحتفاظ بهذه السجلات لأجل غير مسمى. إذا دخلت في أي دعوى قضائية مع موظف حالي أو سابق ، فيجب عليك أيضًا الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالدعوى إلى أجل غير مسمى.