كيفية الحصول على جداول زمنية دقيقة

إن أوراق الوقت هي سجلات أعمال أساسية مطلوبة لأغراض الضريبة أو إذا كان عليك في أي وقت أن تدافع عن مبالغ الرواتب الخاصة بك إلى وزارة العمل. تضمن جداول الوقت الدقيقة أن يتم دفع أجور الموظفين بشكل صحيح في وقتهم وأن يكون لديك سجل مفصل عن عدد الساعات التي دفعتها للموظفين. أفضل طريقة للحصول على جداول زمنية دقيقة تختلف باختلاف نوع العمل الذي تقوم بتشغيله.

1.

حدد الطريقة التي يسجل بها عملاؤك الدخول والخروج. إذا كان معظم موظفيك يأتون إلى المكتب كل يوم للعمل ، فإن ساعة التوقيت قد تكون أفضل خيار لك. عندما يأتون في كل يوم ، يقومون بتدوير بطاقة وقتهم يدويًا في الساعة لختم زمني. يكررون العملية لتناول طعام الغداء أو فترات الراحة الأخرى وعندما يغادرون. تعتبر ساعة التوقيت فعالة بالنسبة لأعمال النوبات أو الوظائف التي قد لا يتمكن فيها الموظفون من الوصول إلى جهاز الكمبيوتر.

2.

اختر نظامًا على مدار الساعة يستند إلى الكمبيوتر إذا كان معظم الموظفين يدخلون إلى العمل كل يوم. يمكن أن يستند ذلك إلى جهاز كمبيوتر مركزي ، مثل مكتب استقبال ، يمر فيه الموظفون على الطريق داخل وخارج المكتب. كما يمكن وضعه على كل جهاز كمبيوتر ، حيث يقوم الموظفون بتشغيل أجهزة الكمبيوتر الشخصية الخاصة بهم والساعة والخروج. هذا النظام مفيد إذا كان لديك موظفين يعملون من المنزل أو أولئك الذين يعملون بجدول زمني مرن والذين يصعب تتبع وقتهم.

3.

اختر نظامًا يتيح لك المرونة في كيفية تسجيل الدخول. على سبيل المثال ، إذا كان لديك فريق مبيعات موجود على الطريق في معظم الوقت ونادراً ما يأتي إلى المكتب ، فاحرص على تسجيل الدخول من جهاز كمبيوتر في العمل ، وجهاز كمبيوتر في المنزل أو هواتفهم الذكية. هذا يتيح لهم تسجيل الدخول من المطارات أو عندما يغادرون غرفهم في الفنادق للتوجه إلى اجتماع مبيعات دون الحاجة إلى كسر أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

4.

رصد جداول زمنية أسبوعي لعدم تناسق وتصحيحها على الفور ، قبل أن يتم دفع المرتبات. لاحظ الأشخاص الذين لم يحضروا لتناول الغداء أو الذين نسيوا العودة بعد الغداء. ابحث عن الأشخاص الذين لديهم ساعات أكثر من الأسبوع السابق ؛ قد يكون العمل الإضافي لسبب مشروع ، ولكن الأمر يستحق التشكيك.

نصائح

• تسمح جداول الوقت المكتوبة بخط اليد بالحد الأقصى من التصنيع ، لذلك يجب تجنبها. غالبًا ما ينتظر الموظفون حتى نهاية الأسبوع لملء أوراق الوقت ، مما يؤدي إلى معلومات غير دقيقة.
• اطلب من المشرفين الموافقة على جداول زمنية قبل تسليمها. يعرف المشرفون عادة ما إذا كان الموظفون قد جاءوا في وقت متأخر أو جاؤوا في عطلة نهاية الأسبوع ويمكنهم الموافقة على الساعات في الجدول الزمني.