كيف نفعل الجرد من اللوازم المكتبية
على الأرجح ، تحتفظ شركتك بمجموعة مختارة من اللوازم المكتبية لاستخدام الموظفين ، مما يعني أنك بحاجة إلى الاحتفاظ بقائمة محدّثة باستمرار من المخزون الذي تم شراؤه واستخدامه خلال فترة محاسبية محددة. يخدم المخزون الدقيق غرضًا من شقين: فهو يساعد على ضمان عدم نفاد مؤسستك من اللوازم المكتبية الضرورية ، ويتيح لك حساب حسابات المشتريات المكتبية بشكل صحيح كأصول أو التزامات بموجب نظام محاسبة على أساس الاستحقاق.
أخذ جرد دقيق
الخطوة 1: إعداد سجل الجرد
زور خزانة الإمداد الخاصة بشركتك مع ورقة سجل جرد لتسجيل الإمدادات المتوفرة حاليًا. إذا كانت شركتك تفضل الاحتفاظ بسجلات مخزون إمدادات المكاتب في جدول البيانات أو جدول معالجة النصوص ، قم بجلب جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي للإسراع بعملية إدخال البيانات.
الخطوة 2: الإمدادات الجماعية حسب النوع أو الموقع
فصل الإمدادات إلى مجموعات ذات صلة مثل أدوات الكتابة ونسخ الورق والدفاتر والبنود المكتبية ولوازم الإيداع. كما يعد فصل الإمدادات استنادًا إلى أرقام منتجاتها أو رموز UPC الخاصة بها خيارًا إذا احتفظت شركتك بمخازن تخزين متعددة للمكاتب. قد تفضل شركة أكبر تستخدم الإمدادات عبر أقسام متعددة اتباع نهج أكثر تفصيلاً لإدارة التوريد ، ولكن الفئات العامة كافية لمعظم الشركات الصغيرة.
الخطوة 3: هل عد العنصر
أدخل فئة العنصر أو رقم العنصر في سجل المخزون الخاص بك. سجل عدد الوحدات المتوفرة حاليًا في عمود مجاور.
الخطوة 4: تحديد مستويات إعادة الترتيب
حدد مستوى إعادة الطلب لكل عنصر من خلال تقييم مدى سرعة استهلاك شركتك للمنتج ومدى سرعة استبدال المنتج. على سبيل المثال ، إذا كانت شركتك تستهلك ثلاثة صناديق من ورق النسخ في الأسبوع ، ويستغرق الأمر أسبوعًا واحدًا لتلقي شحنة جديدة من ورق النسخ من موردك ، فيجب أن يحدث إعادة ترتيبك عندما ينخفض مخزون ورق النسخ إلى أربعة إلى ستة مربعات. إن إعادة ترتيب الإمدادات قبل وصول مخزونك إلى مستوى منخفض للغاية يوفر وسادة زمنية في حالة زيادة استهلاكك للورق أو حدوث تأخير في التسليم. أضف ملاحظة إلى السجل الخاص بك يحدد مستوى إعادة الطلب لكل عنصر.
الخطوة 5: شراء مشتريات قياسية
سجل المشتريات الجديدة للمكاتب أثناء عملها.
المحاسبة عن المخزون
الخطوة 1: تحديث دفتر الأستاذ للشركة
سجّل القيمة الإجمالية لشراء أحد المكاتب في دفتر الأستاذ الخاص بالشركة كأحد الأصول. عندما لا يتم استخدام الإمدادات بعد ، فإنها تعتبر أصولًا بدلاً من مصاريف بموجب نظام محاسبة على أساس الاستحقاق. إذا كان لديك بالفعل إدخال للوازم مكتبية في عمود الأصول الخاص بك ، فأضف تكلفة المشتريات الجديدة إلى الإجمالي الحالي.
الخطوة 2: إجراء اختبارات الجرد الدورية
قم بزيارة خزانة توريد الشركة في نهاية فترة المحاسبة وقم بإجراء فحص المخزون. قارن بين إجمالي الوحدات المتوفرة حاليًا لكل رقم عنصر أو فئة للمجاميع التي تم إدخالها في سجل المستودع الخاص بك.
الخطوة 3: تحديث سجل المستودع
أدخل الإجماليات الجديدة لكل عنصر مخزون أو فئة في السجل الخاص بك.
الخطوة 4: حساب تكلفة الوحدة
قم بضرب تكلفة الوحدة لعنصر يستهلكه العدد الإجمالي للوحدات المستهلكة للوصول إلى إجمالي مخزون المخزون الخاص بك لهذا البند أو الفئة. على سبيل المثال ، إذا كانت تكلفة الأقلام 10 دولارات لكل وحدة و 12 وحدة تم استهلاكها ، فإن إجمالي تكلفة المخزون للعنصر هو 120 دولارًا.
الخطوة 5: حساب إجمالي حساب المخزون
قم بإضافة الإجماليات الخاصة بكل عنصر معًا للوصول إلى إجمالي نفقات مكتبك خلال فترة المحاسبة. هذا المجموع هو القيمة المتراكمة للوازم المكتبية المستهلكة فعليًا داخل شركتك خلال الفترة الحالية.
الخطوة 6: تحديث الكتب
اطرح مصروفات التوريد المكتبية للفترة المحاسبية الحالية من إدخال أصول مكتبك في دفتر الأستاذ للشركة. اترك إدخال دفتر اليومية يشرح إزالة الأموال. على سبيل المثال: "إزالة نفقة توريد Office لشهر يناير." أدخل إجمالي مصروف العرض للفترة المحاسبية في قسم الخصوم في دفتر الأستاذ الخاص بك.
تلميح
باستمرار تسجيل مشترياتك مكتب العرض وتحديث سجلات المخزون الخاص بك بشكل منتظم تقلل من ضغوط إعداد ضريبة الدخل لأنك لست بحاجة إلى حساب قيمة المشتريات وعمليات تعديل المخزون لمدة عام. بدلاً من ذلك ، تحتاج فقط إلى تحديث دفتر الأستاذ الخاص بك لإظهار الإجماليات السنة. احرص دائمًا على الاحتفاظ بما يكفي من اللوازم المكتبية في المخزون للحفاظ على مكتبك لمدة أسبوع واحد على الأقل.
قم بإجراء فحص أسبوعي للمخزون لمدة أربعة أسابيع وإيجاد متوسط عدد الوحدات المستهلكة في الأسبوع لكل عنصر في خزانة العرض الخاصة بالشركة. تصبح هذه الأرقام متوسط مستهلكك الأسبوعي أو مستوى إعادة الطلب لإمداد المكتب. إعادة ترتيب الإمدادات عندما يقترب عدد العناصر في المخزون من مستوى الاستهلاك الأسبوعي.