كيف أفعل تقرير نفقات الأعمال؟

رجال الأعمال يسافرون طوال الوقت ، وخاصة مندوبي المبيعات ومديري الشركات. يجب على معظم الموظفين استخدام بطاقتهم الائتمانية لتذاكر الطيران والفنادق ووجبات الطعام وسيارات الأجرة وحتى نصائح. وبالتالي ، فإنهم يحتاجون إلى الحصول على تعويض عن نفقاتهم. معظم الشركات لديها إجراءات معينة لنفقات الإبلاغ ، والتي عادة ما تستلزم ملء تقرير المصاريف. سيحتاج الموظفون عادةً إلى ملء تقارير النفقات يدويًا أو إلكترونيًا.

1.

راجع سياسة شركتك من أجل ملء تقارير النفقات ، وفقًا لـ "سياسة سفر دليل الموظف" على staff-handbook.org ، وهو موقع مرجعي للسفر التجاري. راجع دليل الشركة أو دليل سياسة السفر. اتصل بقسم الموارد البشرية إذا لم تكن تفهم تمامًا إجراءات تقرير المصروفات أو تحدث إلى مشرفك.

2.

الحصول على نسخة من بيان تقرير المصاريف أو تسجيل الدخول إلى النسخة الإلكترونية ، إذا كانت شركتك تستخدم تقارير النفقات هذه. راجع تقرير المصاريف قبل تعبئته.

3.

اخرج جميع إيصالاتك من رحلة عملك. ترتيب الإيصالات وفقا لأنواع النفقات. احصل على إيصالات الوجبة الخاصة بك ، على سبيل المثال ، وترتيبها حسب التاريخ.

4.

اطبع اسمك أو اسمك وتاريخه والغرض منه لرحلتك. قم بتضمين الأسبوع المحدد عند حدوث النفقات. استخدم تاريخ "نهاية الأسبوع" ، أو سجل كل يوم على وجه التحديد ، اعتمادًا على تنسيق النموذج.

5.

خذ قلمًا ولاحظ جميع النفقات الشخصية على إيصالاتك. طرح جميع النفقات الشخصية من أي نفقات الأعمال على الاستلام. سجل الفارق في الإيصال ، ثم استخدم ذلك الإجمالي لأغراض إعداد التقارير.

6.

سجل أسعار تذاكر السفر الخاصة بك ، وعدد الكيلومترات الخاصة بالسيارات ، واستئجار السيارات ، ومواقف السيارات ، والوجبات ، والرسوم ، والنفقات الأخرى في اليوم المحدد الذي حدثت فيه. املأ جميع النفقات حتى تمر جميع إيصالاتك. تقديم توضيحات كاملة لأي نفقات تحتاج إلى كتابتها في تقرير المصاريف.

7.

أضف الإجماليات لكل يوم وسجلها في تقرير المصاريف. إعادة حساب جميع المجاميع لضمان الدقة.

8.

خصم أي أموال تلقيتها مسبقًا لرحلة عملك.

9.

قم بتوقيع وتاريخ تقرير المصاريف الخاص بك. قم بتوصيل جميع الإيصالات الخاصة بك إليها. اتبع إجراءات الاستلام لشركتك إذا كنت تقوم بملء تقرير المصاريف الإلكترونية.

10.

حوّل تقرير المصاريف إلى مشرفك. امنحها الوقت لمراجعتها. الحصول على توقيع المشرف الخاص بك.

11.

تحويل تقرير المصاريف إلى الحسابات المستحقة الدفع أو الإدارة المحددة التي تعالج جميع تقارير النفقات.

الأشياء المطلوبة

  • المبالغ المستلمة
  • نسخة أو نسخة عبر الإنترنت من بيان تقرير المصاريف

تلميح

  • دائما نكون صادقين في الإبلاغ عن النفقات الخاصة بك ، وفقا للمادة "تحقق هذه الأرقام تقرير المصروفات ، قبل رئيسك لا" في الولايات المتحدة الأمريكية اليوم. النزاهة ليست فقط سمة محترمة ومشرفة ، يمكن أن يواجه الشخص مشكلة في الغش في تقارير النفقات. تصبح تقارير النفقات عبر الإنترنت سجلات دائمة. قد يقوم رئيسك في العمل أو الإدارة العليا بمراجعتها في بعض الأحيان.

موصى به