كيفية حساب الفوائد الملموسة والدعم مع إدارة الوثائق
تشمل الفوائد الملموسة البيانات القابلة للقياس التي تظهر في بيانات الدخل والمخزونات. وهي بمثابة أهداف لإدارة المشروع ، تنعكس في المستندات التي تقوم ببنائها لدعم العملية. حساب الفوائد الملموسة هو جزء من واجبات إدارة المستندات التي يحددها العميل ، وفي النهاية ، مدير المشروع. يمكن أن تشمل الفوائد الملموسة زيادة الإيرادات ، بالإضافة إلى تحقيق وفورات في تكاليف الإنتاج والتشغيل. هناك عملية يجب اتباعها والعديد من الخطوات الرئيسية التي يجب اتخاذها عند توثيق الفوائد الملموسة.
غير الملموسة
تتضمن أنشطة البداية في أي مشروع إنشاء وثائق لدعم العمليات الخاصة بك ولتوجيه العمل الذي ستقوم به. بدايةً من هدف النهاية ، يمكنك إنشاء حالة تؤدي إلى الحصول على وثائق داعمة للنتائج الحقيقية والقابلة للقياس التي تنوي تحقيقها. تعتبر النتائج غير الملموسة حيوية في العملية بسبب التأثير الذي تمارسه على نجاح المشروع. في حين لا يمكن قياسها بالدولار ، يجب توثيق الفوائد غير الملموسة في بداية المشروع ويمكن أن تشمل حسن النية في معنويات المجتمع والموظفين ، وممارسات إبلاغ أفضل وتقييمات أكثر دقة.
الافتراضات
في المراحل المبكرة لأي مشروع ، يجب أن تبدأ ببعض الافتراضات الأساسية التي تعتقد أنها ستؤثر على نتائجك والفوائد الملموسة التي تستهدفها. في الوقت الذي تزن فيه الفوائد غير الملموسة ، تحتاج إلى النظر في المزايا المتوقعة للتغييرات المقترحة والأثر المالي المحتمل على الشركة ككل. يجب أن تقودك الافتراضات إلى الاستنتاجات التي توجه التوجه الرئيسي للمشروع: لجني نتائج قابلة للقياس. من خلال حساب الافتراضات غير الملموسة وتأثيرها المحتمل ، يمكنك في الواقع التخلص من المشروع أو إعادة تحديد أهدافك.
المخاطر والتكاليف
بمجرد تحديد صحة افتراضاتك ، يجب عليك مراعاة تكاليف ومخاطر كل بند وترتيب الوثائق وفقًا لذلك. يجب أولاً معالجة المقترحات ذات المخاطر القليلة للغاية والتمويل الإضافي المنخفض أو غير المطلوب. وتظهر هذه الوثائق بوضوح الفوائد الملموسة المباشرة للتغييرات المقترحة وتقدم مسارًا ورقيًا يسمح بالمتابعة في المراجعات الفصلية والسنوية. مع زيادة المخاطر والتكاليف ، تصبح الوثائق مهمة بشكل متزايد مع إبراز العائد المحتمل على الاستثمارات من خلال إدارة المستندات بعناية.
النتائج
تؤدي نتائج إدارة المستندات الدقيقة في تشكيل مشروع جديد إلى مزيد من التواصل المباشر مع العملاء ومسارات واضحة يمكنك من خلالها الوصول إلى أهدافك ، والتي يتم قياسها كنتائج ملموسة. من خلال استخدام جداول البيانات ومخططات المقارنة لبناء حالتك ، يمكنك تطوير خطة عمل تستند إلى نظرة عامة كاملة على الآثار الكامنة في مقترحاتك. ما سوف ينتهي بك الأمر هو تحليل التكلفة / الفائدة المدعوم بوضوح من خلال التخطيط الدقيق وإدارة الوثائق الخاصة بك من خلال كل خطوة من المشروع المقترح. من الأسهل الحصول على الموافقة والتمويل عندما تدعم فرضيتك من البداية إلى النهاية مع وثائق واضحة.