كيفية تعيين أرقام الفاتورة

خارج المبلغ المستحق ، يمثل رقم الفاتورة ثاني أهم رقم في فاتورتك. وسيمنحك تعيين رقم فريد لكل فاتورة بشكل منهجي معرفًا له. استخدم هذا المعرف للبحث عن فاتورة على جهاز الكمبيوتر عند اتصال أحد العملاء بمسألة الفاتورة أو العثور على نسخة مادية للفاتورة في ملفاتك. قم بترتيب رقم فاتورتك بأي طريقة تناسب احتياجاتك ، طالما قمت بإنهاء الرقم بمعرّف متسلسل مميز.

تسلسلي

معظم برامج محاسبة الأعمال افتراضيا تستخدم ترقيم تسلسلي للفواتير. ترقيم الفواتير التسلسلية هو الأساس لإنشاء أرقام فاتورة مميزة. يبدأ ترقيم الفاتورة بالرقم "1" ما لم تتخطاه. على سبيل المثال، إذا كنت تفضل رقم الفاتورة خمسة أرقام، يمكنك استبدال "1" مع عدد "10000". سوف يقوم البرنامج تلقائيا تعيين رقم الفاتورة القادمة، "10،001". بالإضافة إلى ذلك، إذا حاولت إدخال فاتورة مع رقم فاتورة مكررة ، فإن معظم البرامج يحذرك. لإنشاء ترقيم فاتورة تسلسلية يدويًا ، استخدم قائمة بالأرقام المتسلسلة. عند استخدام رقم ، اكتب اسم العميل الذي عيّنت له رقم الفاتورة ومبلغ الفاتورة.

ترتيب زمني

قم بتعيين أرقام الفاتورة بترتيب زمني. على سبيل المثال ، قم بتهيئة رقم فاتورة تم إنشاؤه على فاتورة لرقم عميل 4،072 في 30 يونيو 2017 ، اعتبارًا من 20170630-4072-00. السلسلة الأولى من الأرقام هي التاريخ ، أما المجموعة الثانية من الأرقام فهي رقم العميل ، أما المجموعة الثالثة من الأرقام فهي المعرف الفريد التسلسلي للفاتورة. إذا قمت بإنشاء فاتورة ثانية في هذا التاريخ لذلك العميل ، فسيكون رقم الفاتورة 20170630-4072-01. استخدم أي تنسيق تاريخ تختاره. تتضمن تنسيقات التاريخ البديلة 06302017 و 120630 و 063012.

رقم العميل

ابدأ في إعداد أرقام الفواتير برقم العميل لتعطيك طريقة ثانوية لتحديد فاتورة تابعة لعميل معين من خلال الاطلاع على رقم الفاتورة فقط. هذه الطريقة مشابهة لطريقة الترقيم الزمني. سيبدأ نظام ترقيم الفواتير الذي يعتمد على رقم العميل بهذا الرقم. مثالان للعميل 4072 هما 4072-06302017-01 (رقم العميل ، التاريخ ، الرقم التسلسلي) و 4072-0001 (رقم العميل ، الرقم التسلسلي). استخدم المزيد من الأرقام لرقمك المتسلسل إذا كنت لا تستخدم التاريخ حتى لا تنفد الأرقام التسلسلية بسرعة.

رقم المشروع

استخدم رقم مشروع كجزء من رقم الفاتورة إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على تحديد المشروع الذي تنتمي إليه الفاتورة من خلال النظر إلى رقم الفاتورة. تعد طريقة ترقيم الفواتير هذه مفيدة لشركات البناء والشركات الأخرى التي تنفذ المشاريع ، وفي هذه الحالات يكون رقم المشروع واحدًا من أهم الأرقام. ابدأ رقم الفاتورة برمز المشروع الفريد متبوعًا بتاريخ. وتشمل الأمثلة على أرقام الفواتير مشروع 4072-STUC5012-01 (العملاء، والمشاريع، ومتتابعة) وSTUC5012-4072-01 (مشروع، والعملاء، متتابعة).