هل يحصل أعضاء مجلس الإدارة على نسخ من محضر الاجتماع؟
يجب على أعضاء مجلس الإدارة أن يفعلوا أكثر من مجرد تقديم أسمائهم الجيدة للأعمال أو الجمعيات الخيرية أو تقديم مدخلات عرضية. كجزء من مسؤوليتهم في استخدام العناية المعقولة في ممارسة واجباتهم ، يجب على أعضاء مجلس الإدارة مراجعة واعتماد محاضر اجتماعات مجلس الإدارة. يتطلب ذلك أن يشاهدوا في بعض الأحيان نسختين من الدقائق للتأكد من صحتهم.
نسخة موافقة مسبقة
خلال اجتماعات مجلس الإدارة ، يقوم سكرتير المجلس أو أي شخص آخر يعينه الرئيس بتدوين ما يحدث ويخلق سجلاً تاريخياً. تصبح هذه الملاحظات المحاضر الرسمية لاجتماع مجلس الإدارة. قد يتم توفير هذه الدقائق للمراجعة العامة ويمكن استخدامها من قبل المجالس المستقبلية لتحديد نية مجلس الإدارة السابق و / أو ما إذا كانت الإجراءات التي اتخذتها صالحة. ولهذا السبب ، يتلقى أعضاء مجلس الإدارة نسخة مراجعة من ملاحظات الاجتماع التي تم أخذها قبل التصويت سواءً لتعديلها أو الموافقة عليها كما تم تقديمها. يسمح هذا لأعضاء مجلس الإدارة الذين كانوا حاضرين في اجتماع بتصحيح الأخطاء في السجل وأولئك الذين لم تكن لديهم فرصة لاستجواب المحتويات ، وتحديد أي مشاكل إجرائية قد تحدث أو تحدي أنشطة المجلس.
النسخة النهائية
بمجرد أن يصوت مجلس إدارة المصادقة على محضر اجتماع مجلس الإدارة ، فإنه يصبح المحضر الرسمي لذلك الاجتماع. إذا وافق مجلس الإدارة على مسودة النسخة دون أي تغييرات ، أو مع تغييرات بسيطة للغاية ، فقد لا يحصل أعضاء المجالس على النسخة الرسمية النهائية. كلما كانت المنظمة أصغر وأقل رسمية ، قل احتمال حصول كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة على ملف محضر اجتماع مجلس الإدارة المعتمد والمحافظة عليه. الشركات الكبيرة ، الأكثر رسمية ، مثل الشركات العامة أو المؤسسات الخيرية التي تقدر بعدة ملايين من الدولارات قد تزود أعضاء مجلس الإدارة بالدقائق النهائية من كل اجتماع. يمكن لأعضاء المجلس طلب نسخ من محاضر اجتماعات مجلس الإدارة ، مما يجعل الحاجة إلى إنشاء وإرسال نسخ متعددة من كل مجموعة من الدقائق إلى كل عضو مجلس إدارة غير ضروري للمنظمات الأصغر.