متطلبات السجلات التجارية

عادةً ما تتم قراءة الإيصالات والفواتير "الرجاء الاحتفاظ بسجلاتك". عندما يأتي موسم الضرائب ، أو إذا كنت تدقيق من قبل دائرة الإيرادات الداخلية ، فسوف يكون سعيدًا أنك استمعت إليه. يتعين على الشركات الاحتفاظ بالسجلات لأغراض كثيرة - حيث تكون الضرائب واحدة فقط. اعتمادًا على نشاطك التجاري أو موقعه أو حتى على احتياجاتك الخاصة ، قد تضطر إلى حفظ أنواع كثيرة من المستندات. هناك سبب في أن تخزين المستندات التجارية أصبح نشاطًا تجاريًا بحد ذاته.

الوثائق المالية

إذا كنت تحت تدقيق دائرة الإيرادات الداخلية ، فإن أي وجميع المستندات والإيصالات والفواتير المتعلقة بنفقات عملك تكون ضرورية. إذا كان أي شخص يقوم برحلات العمل أو يشتري اللوازم أو يقوم بأي معاملات أخرى نيابة عن الشركة ، فستحتاج إلى سجلات دقيقة لتلك. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لديك سجلات دقيقة للتدفقات الخاصة بك. الاحتفاظ بسجلات الفواتير المدفوعة ، والتحويلات ، والمعاملات ، وعوائد الاستثمار وأي مصادر أخرى للإيرادات لنشاطك التجاري.

ملفات الموارد البشرية

الاحتفاظ بالملفات على جميع الموظفين الحاليين والماضيين. أنت لا تعرف أبدا متى قد تحتاج إليها لدعوى قضائية غير متوقعة أو التنظيمية المتوافقة مثل تحقيق لجنة تكافؤ فرص العمل. يجب أن تكون ملفات الموظفين قد أكملت تطبيقات التوظيف القياسية ، توثيق أي إجراءات تأديبية ، أوراق عمل الرواتب ، السير الذاتية ، سجلات الرواتب ، استبيانات EEOC ، أي عقود عمل أو إشعارات قواعد ، وأي وثائق أخرى تستخدمها شركتك.

الالتزام

مطلوب العديد من الصناعات للامتثال للمبادئ التوجيهية التنظيمية الصارمة من قبل الوكالات الحكومية. ويراقب وسطاء الأوراق المالية رقابة صارمة من هيئة الأوراق المالية والبورصات ، وتتم مراجعة مرافق الرعاية الصحية من قبل إدارات الصحة في ولاياتهم ، وتواجه المطاعم عمليات تفتيش صحية على مستوى المقاطعة. مهما كانت صناعتك ، احتفظ بسجلات لأية إجراءات أو خطوات تتخذها للحفاظ على الامتثال المطلوب. المطاعم ترقية غطاء تهوية ذكية للحفاظ على سجلات الشراء. تحتاج المستشفيات التي تتخذ إجراءات تأديبية ضد الممرضة التي جاءت إلى العمل المخمورين إلى الاحتفاظ بسجلات دقيقة ، من أجل تجنب الانضباط بأنفسهم. يجب أن يلتزم مقدمو الرعاية الصحية أيضًا بالأنظمة الفيدرالية المتعلقة بمعلومات الرعاية الصحية والخصوصية من خلال الاحتفاظ بالسجلات بشكل سري وآمن بعد رؤية المريض.