آداب رسالة الأعمال لخيارات الإغلاق
تُستخدم خطابات الأعمال في التنقيب عن عملاء جدد وتحديد شروط لمفاوضات العقد ومتابعة الاجتماعات. يتم إرسال العديد من الرسائل التجارية الحديثة رقميا. بغض النظر عما إذا كان يتم إرسال خطاب العمل عن طريق البريد الإلكتروني أو البريد العادي ، أغلق الرسالة باستخدام ممارسات العمل المقبولة.
إنهاء خطاب العمل
يجب أن تكون خطابات الأعمال دائمًا محترفة ومهذبة. إنهاء خطاب بشكر الشخص على وقتها أو ذكر أنك تتطلع إلى مناقشة الأمور بشكل أكبر أمر مقبول. في بعض الأحيان ، ملاحظة أكثر ملاءمة مثل قول "أتطلع إلى الاجتماع بك في المؤتمر" هو مناسب. على الرغم من أن النغمة ودية ، إلا أن الملاحظة قصيرة وتفي بمعايير العمل المقبولة.
تتضمن الطرق الأخرى لإنهاء الرسالة عرض الإجابة عن الأسئلة أو تقديم مزيد من المعلومات استنادًا إلى محتويات الرسالة. عندما يتعلق الأمر برسائل المبيعات ، حاول أن تتجنب الإغلاق. تريد إثارة عميل محتمل للاتصال بك أو مقابلتك. على سبيل المثال ، الإغلاق مع "أنا سعيد بتقديم عرض توضيحي للبرنامج وإصدار تجريبي مجاني. دعني أعرف إذا كنت مهتمًا" يحقق هذا الهدف.
الإغلاق المجاني
الإغلاق المجاني عبارة عن كلمة أو عبارة قصيرة مكتوبة على الفور قبل اسمك في نهاية الرسالة. يتم استخدام العديد من العبارات للإغلاق المجاني في العمل. "مع خالص التقدير" و "التحيات" شائعة. إذا كان لديك بالفعل علاقة عمل مع الطرف الآخر ، فإن "أفضل الأمنيات" و "أطيب التحيات" مناسبة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص تحترمه أو تكون مسؤولاً تنفيذياً رفيع المستوى أعلى من مكانة شركتك ، فإن "احتراما لك" يوضح هذا الاحترام.
إغلاق لتجنب
أبدا الشخصية للغاية مع رسائل الأعمال. تصبح هذه جزءًا من أرشيف شركة وقد يتم نقلها إلى أشخاص آخرين في الشركة. حتى إذا بقيت بين المرسل والمتلقي ، فأنت لا تريد المخاطرة بالإساءة إلى شخص ما عن طريق تجاوز الحدود. على سبيل المثال ، يمكن استخدام "Fondly" بشكل خاطئ على أنه رغبة في علاقة خارج الشركة.
لا تضع حدا للحروف ذات اللغة المتشددة بشكل مفرط. يجب أن يتابع الخطاب الحوار مع المتلقي. اطلب الاجتماع التالي ولكن لا تقل: "سأتوقف عن العمل في مكتبك يوم الثلاثاء" ، إذا لم تتم دعوتك. بدلاً من ذلك ، اسأل متى سيكون الوقت المناسب للاجتماع مرة أخرى.
ملاحظات أخرى في نهاية رسالة
يمكن أن تتضمن الرموز الأخرى في نهاية الرسالة مرفقات أو نسخ مجاملة أو تذييلات لأشخاص آخرين. توجد هذه الترميزات تحت كتلة التوقيع. تحتوي المرفقات ، التي يتم اختصارها غالبًا باسم "Encl." ، على مرفقات ذات صلة بالبريد الإلكتروني أو العناصر المضمنة في المظروف للمراجعة. تسرد نسخ المجاملة ، المختصرة باسم "CC" أسماء المتلقين الآخرين بترتيب أبجدي. الحاشية ، التي يشار إليها عادة بـ "PS" ، هي الفكرة الأخيرة التي غالباً ما تُرى في رسائل المبيعات باعتبارها السبب الأكثر إقناعًا للشراء الآن.