مزايا وعيوب استخدام نظام جمع Lockbox
يسمح نظام جمع صندوق الامانات للشركات بمعالجة المدفوعات من العملاء بسرعة. يرسل العملاء الدفعات إلى صندوق قفل واحد أو أكثر من مكاتب البريد. يقوم موظف البنك بجمع المدفوعات وإيداعها في حساب الشركة وإرسال تقرير إلى الشركة. يعتمد ما إذا كان يجب عليك استخدام نظام صندوق الامانات بشكل جزئي على ما إذا كانت مزايا هذا النظام تفوق عيوب هذه الطريقة في تحصيل الدفعات.
مزايا
يعمل نظام صندوق الأمانات على زيادة سرعة وقت معالجة دفعاتك. بدلا من الشيكات يجلس في مكتبك بينما الموظف يطابق الدفع إلى فاتورة ويسجل الدفع في النظام الخاص بك ، ثم يأخذ المدفوعات إلى البنك ، تذهب المدفوعات مباشرة إلى البنك. ينشر الموظفون الشيكات بعد حدوثها ، استنادًا إلى التقارير التي تتلقاها من البنك. أموالك متاحة للاستخدام بسرعة أكبر. الشركات التي لها فروع في أجزاء مختلفة من البلاد قد تنشئ صناديق إغلاق بالقرب من تلك الفروع. اعتمادًا على مكان تواجدهم ، يرسل العملاء الدفعات إلى أقرب صندوق تأمين. هذا يقلل من وقت إرسال البريد والمزيد من تسريع الوصول إلى الأموال للشركة.
سلبيات
ستدفع مقابل خدمة التأمين ، عادة على أساس الدفع. إذا تلقيت عددًا كبيرًا من الدفعات الصغيرة ، فقد تفوق تكلفة الخدمات المصرفية في صندوق التأمين بسرعة أي مزايا. صناديق التأمين آمنة فقط مثل الموظفين المسؤولين عن تحصيل المدفوعات من الصناديق. قد يكون هؤلاء الموظفون الكتابيون من بين أقل الموظفين في البنك عرضة للرشوة. في إحدى الحالات ، كشف المحقق ستيفن ج. كرينكو مع ستروز فريدبرغ عن سرقة 11 مليون دولار من خدمة صندوق الامانات في بنك كبير.
تقرير
تعمل صناديق الإقفال بشكل أفضل مع الشركات التي تتلقى مدفوعات ضخمة من العملاء ، مثل شركات الرهن العقاري ، ولكن شركات المرافق وغيرها من الجهات التي تتلقى مدفوعات أصغر تستخدمها بنجاح أيضًا. البنوك المختلفة أيضا تهمة مختلفة عن الخدمة. قارن بين تكلفة استخدام صندوق التأمين الخاص بالبنك الذي تتعامل معه والفائدة التي ستكسبها من خلال دفعات في حسابك قبل يوم أو يومين أو أكثر. سوف تساعدك دراسة الوقت الذي تستغرقه في معالجة المدفوعات الداخلية في تقدير الأموال التي ستحصل عليها من الودائع السابقة بدقة. تعمل أنظمة Lockbox أيضًا بشكل جيد إذا كان لديك عدة فروع لشركتك في مواقع مختلفة ، أو إذا كان لديك عدد من العملاء في مكان واحد بعيد. يمكن أن يؤدي وضع صندوق الأمانات الأقرب إلى عملائك إلى تقليل الوقت الذي يستغرقه وصول دفعاتهم إليك.
اعتبارات أخرى
قد تكون البنوك على استعداد للتفاوض على سعر خدمة lockbox كطريقة لاكتساب عملك. يجب عليك أيضا التحقيق في الاحتياطات الأمنية للبنك للوقاية من السرقة والاحتيال. ستحتاج إلى تدريب موظفيك على نشر الدفعات بموجب النظام الجديد ، والتأكد من إبلاغك بعنوان الدفع الجديد إلى عملائك ، والترتيب لإعادة إرسال أي دفعات تم إرسالها إلى العنوان القديم.