مزايا وعيوب الاتصال آلة الفاكس
لذا سمع موظفيك أنك تقول أن الخطوة التالية هي إرسال فاكس - كما هو الحال في جهاز الفاكس. والآن يمكنك سماعهم يضحكون. ماذا بعد؟ تأليف رسالة على آلة كاتبة وتسجيل صورة من كاميرا بولارويد بخطوة واحدة على الورق؟ دعهم يستمتعون بلحظة العبث. قد تبدو تكنولوجيا الفاكس قديمة ولكنها تستحق بعض الفضل في قاعة الشهرة في مكان العمل لكونها من أوائل المساهمين في "التحقق". (يتبع أسماء المكاتب / الكمبيوتر الأخرى الأفعال ، بما في ذلك "الإشارة المرجعية" و "Photoshop" و "Google. في حين أن هناك مساوئ لالتصال بالآلات بالفاكس ، فهناك مزايا تساعد على إبقائها ملائمة كآلة حاسبة لسطح المكتب.
خنق تلك الفاكس قهقه مع الحقائق
تم تقديم أول "برقية طباعة كهربائية" في عام 1843 ، على الرغم من أن جهاز الفاكس كما يعتقد معظم الناس من ذلك اليوم لم يبدأ في إحداث ثورة في طريقة تواصل الشركات حتى أواخر الثمانينات. أول "فاكس على الإنترنت" ، والذي سمح للأشخاص الذين لا يملكون أجهزة فاكس بإرسال الفاكسات عبر الكمبيوتر ، ظهر لأول مرة في عام 1996. واليوم ، يشير العديد من الناس إليهم على أنهم رسائل فاكس إلكترونية.
يرجع الفضل جزئياً إلى شعبية أجهزة المكاتب الثلاثة التي تقوم بطباعة المستندات والصور ومسحها ومسحها ضوئيًا ، وظل الاتصال بالفاكس أحد العناصر الأساسية في الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء ، متحديًا التنبؤات المتكررة بزوالها. هناك العديد من الأسباب ، والمزايا ذات صلة بشكل خاص بالأعمال التجارية الصغيرة.
مزايا الاتصال بالفاكس: انخفاض خطر الاختراق
يمكن اختراق أجهزة الكمبيوتر والرسائل الإلكترونية وإصابتها بالبرامج الضارة وبرامج الفدية. على النقيض من ذلك ، لاعتراض وثيقة بالفاكس ، يجب على المتسلل الهجوم في لحظة انتقال دقيقة ، وهو أمر غير محتمل. لا توجد تكنولوجيا معصومة عن الخطأ ، ولكنها تتناقض مع أجهزة الكمبيوتر ، وآلات الفاكس أكثر أمانًا وأكثر أمانًا .
أجهزة الفاكس تفضلها الصناعات المنظمة التي تعتمد على المستندات المطبوعة ، مثل الرعاية الصحية والقانون والحكومة. قد تحمل "التوقيعات الإلكترونية" التي تم إنشاؤها على الكمبيوتر حشدًا لدى العديد من الشركات ، ولكن ليس تلك التي تمنح العميل أو سرية المريض .
مزايا الفاكس الأخرى
يمكن تكوين جهاز فاكس بحيث يصبح " بوابة تسجيل " للأعمال التجارية - تسجيل وأرشفة كل المستندات التي تأتي وتختفي. وعلى هذا النحو ، قد يفضل رجال الأعمال الذين يرون أن المستلمين يولون اهتماما أكبر بالوثائق الورقية أكثر من رسائل البريد الإلكتروني التي لا يمكنهم حتى فتحها على حواسيبهم.
يتم احتضان اتصالات الفاكس من قبل أكثر من المستخدمين الأقدم الذين يحبون سهولة إرسال الفاكس. الشركات في البلدان الأخرى - كندا وإسرائيل واليابان على سبيل المثال - تعتبر اتصالات الفاكس ضرورية
مسح الحقائق غير سارة حول الفاكس
لا توجد تقنية فوق اللوم - ولا حتى الهواتف الذكية ووسائل التواصل الاجتماعي التي قد يفضلها بعض الموظفين على موظفيك. في الواقع ، قد يكونوا من بين أول من يستدعي بعض عيوب اتصال جهاز الفاكس:
- تتطلب أجهزة الفاكس اليقظة - إن لم يكن الإشراف المباشر - في البيئات الحساسة بحيث لا يرى أي شخص يمر المستندات التي تصل وقد تتراكم.
- إذا كان جهاز الفاكس الخاص بك لا يزال مرتبطًا بخط أرضي ، فقد لا يكون خيار الاتصال الأكثر ملاءمة في السجل الخاص بك ، خاصة عندما تكون بعيدًا عن المكتب.
- أجهزة الفاكس المرتبطة بالخطوط الأرضية محدودة ، بمعنى أنه يمكنها تلقي رسالة واحدة فقط في كل مرة. لذلك إذا تلقى المرسل بشكل متكرر إشارة مشغولة في مكتبك ، فسيتعين عليه الوقوف بجانب الانتظار حتى يصبح الخط مجانيًا. على النقيض من ذلك ، يمكن لخدمة الفاكس عبر الإنترنت معالجة العديد من المستندات في وقت واحد.
- تسمح خدمة الفاكس عبر الإنترنت بإرسال رسائل الفاكس عبر الويب أو البريد الإلكتروني أو برامج سطح المكتب أو حتى تطبيق هاتف ذكي. لكن العملية يمكن أن تكون مرهقة وصعبة التنقل ، خاصة إذا لم تكن في العادة تستخدمها بشكل متكرر. مثل أي قطعة أخرى من الآلات ، تتطلب أجهزة الفاكس الصيانة. اعتمادًا على مدى اعتمادك على جهاز فاكس ، يمكن أن تضيف تكلفة الورق والحبر والحبر بسرعة ، خاصة إذا كان الرقم على الطرف المتلقي من المحامين المتجاوزين النشاط. استخدام كل هذه الورقة يمكن أن يكون مصدر إزعاج للناس الذين لديهم وعي بيئي بشكل خاص. قد يعتبرون الفاكسات الإلكترونية "أكثر خضرة" وأكثر عملية.
يمكنك وحدك أن تقرر ما إذا كانت اتصالات الفاكس لها مكان في عملك الصغير - لعملائك أو بائعيك أو شركائك الآخرين. وإذا كان قرارك بإبقاء التقنية في مكانها لا يشبه الموسيقى لآذان موظفيك ، فأخبرهم أنه ليس جهازًا للتدفق يسمعونه. انها جهاز Walkman الخاص بك.