خطة العمل للشركات لتخرج من الايداع الورقي الى الايداع الالكتروني
يمكنك توفير الوقت والمال عن طريق تحويل نظام الملفات من السجلات الورقية إلى الملفات الإلكترونية ، ولكن عليك التأكد من أنك لا تزال تستطيع العثور على المعلومات التي تحتاجها واستردادها. تسمح لك خطة العمل التي تقوم بمسح الملفات الموجودة وتطوير إجراءات الاحتفاظ بسجلات جديدة في شكل إلكتروني بخفض احتياجات العمل الورقي والتخزين المادي. يضمن لك اختيار صيغة المستند الإلكتروني الصحيح ونظام الملفات إمكانية تنظيم معلوماتك والبحث فيها بفعالية.
اختيار نظام الايداع الالكتروني
يمكنك إعداد نظام الإيداع الإلكتروني الخاص بك تمامًا مثل الورقة الأولى ، مع مجلدات للعملاء أو الموظفين ، ولكن يجب أن تحتوي الملفات الموجودة في المجلدات الإلكترونية على أسماء. تطوير نظام لتعيين أسماء الملفات والمجلدات التي تمنحك معلومات حول المستندات. يتيح لك وضع الكلمات الرئيسية في الأسماء إجراء عمليات بحث إلكترونية ، حتى بالنسبة للمستندات غير النصية. اختر نظام الإيداع الإلكتروني الخاص بك مع وضع المجلد وبنية التسمية في الاعتبار لتطبيق نظام فعال.
تنفيذ ميزات الأمان
قبل وضع أي مستندات في نظام الإيداع الإلكتروني لديك ، عليك معالجة مشكلات الوصول والأمان. قد تحتوي المستندات على معلومات عامة أو بيانات أعمال داخلية أو معلومات حساسة للشركة أو معلومات شخصية للعملاء والموظفين. في كل حالة ، عليك أن تقرر من الذي يجب أن يكون لديه حق الوصول وكيفية التحكم في الوصول. تحتوي معظم الأنظمة على تركيبة اسم المستخدم / كلمة المرور للتحكم في الوصول. إذا كنت بحاجة إلى مستوى أعلى من الأمان ، فيمكنك تنفيذ عناصر تحكم إضافية لمجلدات محددة وإعطاء المستخدمين المعتمدين إمكانية الوصول إلى ملفات معينة باستخدام كلمة مرور إضافية.
مسح المستندات الموجودة
يتضمن الانتقال من الورق إلى الإيداع الإلكتروني تحويل أعداد كبيرة من المستندات الورقية إلى تنسيق إلكتروني. بمجرد مسح المستندات بدقة وضوح تصل إلى 300 نقطة في البوصة على الأقل يعني أنه يمكنك الاطلاع على المستندات وطباعتها للاحتفاظ بالوظائف التي لديك مع الورق. إذا كنت تريد وظائف إضافية مثل إمكانية البحث الإلكتروني للمستندات النصية ، فيجب عليك إرفاق ملف نصي بكل ملف صورة ، سواء في توضيح ما تعرضه الصورة أو إعطاء النص الموضح في الصورة. يمكنك استخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف لإنشاء ملفات نصية من الصور وحفظها معًا.
تطوير إجراءات للمستندات الجديدة
بعد الانتقال إلى الإيداع الإلكتروني ، لا يجب على شركتك إنشاء مستندات ورقية بعد الآن. يمكن أن تحل قواعد البيانات والنماذج المستضافة على شبكتك أو عبر الإنترنت محل وظائف الورق الداخلية. تحتاج إلى إجراءات لتخزين المستندات الإلكترونية التي يتم توزيعها عبر البريد الإلكتروني أو الحصول عليها من مصادر رقمية أخرى. مطلوب إجراء مسح وتخزين للوثائق الورقية القادمة من منظمات أخرى. قد تحتاج إلى الاحتفاظ ببعض النسخ الورقية للأغراض التنظيمية أو القانونية ، ولكن يمكنك مسحها بملاحظة تخبرك بمكان تخزين المستندات الأصلية.
إنشاء سياسات النسخ الاحتياطي والاحتفاظ
خطوة أخيرة في خطة العمل الخاصة بك تطبق سياسات لحفظ المستندات الإلكترونية ودعم النظام. تتمثل الطريقة الأكثر فعالية لتنفيذ إجراءات الاحتفاظ في وجود قواعد تتعلق بطول مساحة التخزين المطبقة عند تخزين المستند. يجب أن تكون قادرًا على تعديل وقت التخزين إذا لزم الأمر. للنسخ الاحتياطي ، عادة ما تكون نسخة احتياطية محلية في الموقع مع نسخة احتياطية يومية خارج الموقع كافية.