برامج المحاسبة وإدارة الأعمال

يعد برنامج المحاسبة استخدامًا لإدارة الأدوات لاتخاذ قرارات العمل. جمال برامج المحاسبة هو أنه يخزن المعلومات المالية في موقع مركزي واحد. يمكن بسهولة تجميع التقارير أو الاستفسارات لمراجعة الإدارة واستخدامها. يمكن إدارة الميزانية بسهولة عن طريق إدخال البيانات في برامج المحاسبة ثم مراجعة التقارير أو الاستعلامات. برنامج المحاسبة هو أفضل صديق للإدارة.

وظائف

غالبًا ما تحتاج الإدارة إلى المعلومات بسرعة ، مثل المبيعات لشهر واحد ، ومستويات المخزون لعناصر معينة ، والنفقات والمبالغ المستحقة للبائعين. يجب أن تكون برامج المحاسبة قادرة على توفير هذا النوع من المعلومات بسهولة من خلال التقارير أو الاستفسارات. إذا كنت تحتاج إلى تقارير غير عادية أو خاصة ، فاسأل بائع البرنامج عن ذلك. يمكن تخصيص تقارير متعددة الأوقات لتلبية متطلبات محددة ، ولكنها قد تكلفك تكلفة إضافية. قد تتوفر وظائف أخرى ، مثل عناصر التحكم في المخزون. يجب على المدراء النظر في قيود النظام في اختيار برامج المحاسبة.

فوائد

أكبر فوائد نظام المحاسبة هي زيادة السرعة وانخفاض الأخطاء. مع نظام يدوي ، قد تضطر الإدارة إلى الانتظار لأيام لمعرفة مقدار ما تم بيعه في شهر واحد ؛ مع البرنامج ، يمكن الوصول إلى المعلومات بمجرد إدخال البيانات. يقوم البرنامج بمعظم العمليات الحسابية والتقارير المجمعة للتقليل من الأخطاء وجعل العملية فعالة. يمكن للإدارة اتخاذ قرارات أسرع وتحسين النتيجة النهائية ، وهي إضافة رئيسية لأي نشاط تجاري صغير حيث يتم احتساب كل قرش.

أنواع

برامج المحاسبة تأتي في العديد من الأنواع. قد يكمن البرنامج في جهاز كمبيوتر واحد فقط أو في شبكة ، حيث يمكن للكثير من الأشخاص الوصول إليه ، مما يزيد من خطر الوصول غير المصرح به إلى المعلومات المالية. يمكن للمديرين التخفيف من هذه المخاطر عن طريق استخدام المعرفات وكلمات المرور. يستخدم بعض المديرين "السحابة" لمعالجة المعاملات المحاسبية ، ويتوفر هذا النوع من البرامج مع الموردين ومزودي الخدمات "السحابية". تشير "السحابة" إلى البرامج والبيانات المخزنة خارج الموقع ويتم الوصول إليها عبر الإنترنت. على سبيل المثال ، تقدم شركة Intuit ، وهي مطور برامج وبائع ، برامج محاسبة عبر الإنترنت حيث تستخدمها وتحفظ بياناتك على الإنترنت ، وليس على محرك الأقراص الثابتة.

تأثيرات

تم العثور على آثار استخدام برامج المحاسبة أساسا في كفاءة وسلاسة العمليات. في العديد من الأنظمة ، يمكن قبول أوامر الشراء ، على سبيل المثال ، من قبل المديرين باستخدام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، دون الاستيقاظ من الكراسي أو التعامل مع الكثير من الأعمال الورقية. وثمة تأثير آخر هو أن المديرين يعتادون على بعض التقارير المحاسبية ، مثل تقارير القبض على الشيخوخة ، حيث يمكن تعقب المدينين بالمبلغ المستحق وطول المدة. عادة ما يدفع هذا التقرير المدراء إلى التصرف بسرعة مع المتأخرين ، مثل متابعة عدم الدفع ورفض الخدمة للعملاء المتأخرين ، والتقليل من الخسائر.

الاعتبارات

يجب أن يكون لدى المدراء خلفية محاسبية تمكنهم من فهم المعلومات المالية المقدمة وتحليلها. لن يحل برنامج المحاسبة محل المعرفة المحاسبية. لا يزال المديرون بحاجة إلى مراجعة التقارير وطرح الأسئلة المناسبة. هناك اعتبار آخر للمدراء فيما يتعلق بالبرمجيات المحاسبية وهو التأكد من وجود نظام من الضوابط والتوازنات لالتقاط الأخطاء ، مثل تبديل الأرقام ، الشائعة عند إدخال البيانات في أي نظام. على سبيل المثال ، قد تتطلب الإدارة أن تكون التسويات جزءًا من عملية المحاسبة.