برامج المحاسبة والفوترة

المحاسبة هي مكون رئيسي في نجاح وإنتاجية الشركات الصغيرة. يفتقر العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة إلى التدريب أو الخبرة في مجال المحاسبة ، لذا فهم يعتمدون على حزم البرامج التي يمكنها توفير الأدوات والمعلومات اللازمة لإدارة الشؤون المالية للأعمال. يجب أن تحافظ حزم البرامج هذه على حفظ جميع سجلاتك ودعمك في توسيع الدولار لتلبية احتياجات الأعمال المتنامية. هناك العديد من الخيارات عندما يتعلق الأمر ببرامج المحاسبة والفوترة ، لذا من المهم البحث عن الميزات التي ستفيد عمليتك بشكل مباشر.

سهولة الاستخدام

أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام لك ولأي شخص آخر يمكنه الوصول إليه. يجب أن يكون التثبيت بسيطًا ، ويوجهك خطوة بخطوة عبر الإعداد. يجب أن يكون التنقل من خلال البرنامج واضحا وواضحا حتى لا تتخلى أبدا عن طريق البرنامج للعثور على ما تحتاجه. معظم البرامج سهلة الاستخدام ، لكن بعضها يتطلب إدخال معلومات زائدة لأداء مهام ثانوية. يستخدم آخرون لغة قد يكون من الصعب على غير المحاسب فهمها.

الفئات أو الوحدات

يجب أن تكون الوحدات أو الفئات المحاسبية كافية لاحتياجاتك. قد تكون الخدمات والميزات الإضافية مفيدة ، ولكن يجب عليك أولاً التأكد من تلبية احتياجاتك الأساسية. وتشمل الفئات الحسابات المستحقة القبض ، والحسابات المستحقة الدفع ، والمرتبات ، والمخزون ، والخدمات المصرفية ، وفواتير الوقت ، وتكاليف العمل ، ودفتر الأستاذ ، والأصول الثابتة. ستحتاج أنواع مختلفة من الشركات إلى فئات مختلفة ؛ على سبيل المثال ، لن يحتاج متجر البيع بالتجزئة إلى قسم "تقدير تكاليف العمل" ، والذي يقدر ويتبع وظائف محددة. أيضا ، من المهم أن نضع في اعتبارنا وحدات قد تصبح ضرورية مع نمو شركتك.

قابلية التوسع

تحتاج الشركات غالبًا إلى برمجيات قابلة للتوصيل. يجب أن يكون من السهل نسبياً الانتقال من مستخدم واحد إلى مستخدمين متعددين ، على الرغم من أن سعرها قد يكون كبيراً. قد تتضمن إضافة مستخدمين جدد ببساطة شراء تراخيص المستخدم ، ولكن في بعض الحالات يتطلب شراء نسخ متعددة من البرنامج. بعض البرامج لا تتناسب بشكل جيد مع الشركات الكبيرة ، في حين يتم تقديم البعض الآخر على مستويات مختلفة لتلبية أي حاجة. قد يمتلك نشاط تجاري كبير قسمًا أكثر شمولًا للمحاسبة مع العديد من الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى البرنامج ، بينما قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى الوصول لمستخدم واحد فقط.

التقارير

يجب أن تقدم برامج المحاسبة والفوترة مجموعة متنوعة من التقارير التفصيلية ، مما يسمح لك بتحليل نفقاتك وفواتيرك حتى تتمكن من تحديد مكان الهدر أو الحاجة. يجب تضمين التقارير في كل وحدة نمطية أو فئة ؛ يجب أن تكون سهلة الإنشاء ويمكن الوصول إليها من أي مكان في البرنامج. لا تحتوي بعض حزم البرامج الأعلى تقييمًا على أي تقارير عن وحدة الأصول الثابتة ؛ تقدم نفس البرامج أكثر من 20 تقريرا في الحسابات المستحقة القبض (برنامج واحد يقدم 60 تقريرا في هذه الوحدة). الفواتير الزمنية وتكاليف العمل هي وحدات تفتقر إلى التقارير في عدد قليل من البرامج المعروفة. تسمح لك بعض حزم البرامج بتخصيص نماذجك وتعيين معاييرك الخاصة ، وهو أمر مفيد لمعظم الصناعات.

مساعدة

دعم الجودة من شركة البرمجيات مفيد للغاية ، حيث قد تحتاج إلى المساعدة في مرحلة ما. يجب أن يكون الموظفون المؤهلون متاحين للمساعدة في الجوانب الفنية والمحاسبية. يعد الدعم عبر البريد الإلكتروني والهاتف أمرًا معتادًا ، كما يعد الدعم عبر الإنترنت من خلال الدردشة المباشرة ميزة هائلة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يقدم موقع الشركة الإلكتروني مكتبة من مواضيع المساعدة المفهرسة. يجب أن تكون المساعدة سهلة العثور عليها وسريعة الوصول إليها.