3 أنواع وثائق الأعمال

تتعامل الأعمال التجارية مع مئات الأنواع المختلفة من المستندات ، ولكن يمكن عادةً تصنيف المستندات على أنها مفيدة أو سلبية أو مقنعة. قد تتداخل أنواع الرسائل ؛ على سبيل المثال ، يمكن أن تكون الرسالة سلبية ومفيدة. تحاول جميع مستندات الأعمال تقريبًا استخدام رسالة المستند لبناء النوايا الحسنة بالتوافق مع احتياجات الجمهور المستهدف. يقوم المؤلفون بتكييف المستندات اعتمادًا على عدد من متغيرات الجمهور ، بما في ذلك حجم وموضع وخصائص الجمهور.

وثائق إعلامية

تشمل المستندات الإعلامية البيانات المالية ، والرسائل الإخبارية ، والتقارير البحثية ، والملخصات ، وملاحظات الشكر ، وتعديلات الحساب. الترحيلات هي شكل آخر من أشكال الرسالة الإعلامية التي تشرح ما يتم إرساله. غالبًا ما تأتي الفاكسات ورسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات مع رسائل الإرسال. لتزويد الرسالة المقصودة ، يجب أن تكون المستندات الإعلامية ذات صلة وموجزة أو بسيطة إذا كان الأمر غير ممكن. لا تحتاج المستندات الإعلامية الإيجابية إلى نفس المستوى من بناء النوايا الحسنة كمستندات مقنعة أو سالبة ، لكن الرسائل الإعلامية يجب أن تظل تظهر للجمهور المستهدف.

وثائق سلبية

تستخدم الوثائق السلبية لعدد من الأغراض ، وغالبًا ما يتم الاعتذار أو توضيح الموقف السلبي. تتضمن أنواع المستندات السلبية عمليات الرفض والإشعارات التأديبية وتقييم الأداء السلبي وعمليات التسريح والإقالات. لبناء أو إصلاح حسن النية ، قد يحاول كتّاب المستندات السلبية إعادة صياغة المعلومات على أنها إيجابية أو مقنعة. يجب أن يضمن كتاب إعادة صياغة المستندات السلبية أن العناصر السلبية لا تزال مفهومة وأن الجمهور يفهم الرسالة المقصودة للمستند.

وثائق مقنعة

تحاول الوثائق المقنعة إقناع الجمهور بالاشتراك في وجهة نظر الكتّاب. الإعلانات ، والسير الذاتية ، وتقييم الأداء ، ونداءات جمع الأموال هي جميع أنواع المستندات المقنعة. قد يستغرق كتابة وثيقة مقنعة استراتيجية أكثر بعض الشيء من كتابة أنواع أخرى من المستندات ، لأن الكاتب يجب أن يتنبأ ويخاطب اعتراضات الجمهور المحتملة. قد يتعامل مؤلفو المستندات المقنعون مع اعتراضات الجمهور من خلال جذب المشاعر وتقديم أسباب لاتخاذ إجراء فوري.

بناء النوايا الحسنة

بالإضافة إلى الأغراض الأخرى ، عادة ما تقوم وثائق الأعمال ببناء أو استعادة حسن النية مع الجمهور المستهدف. تتيح الشهرة للجمهور معرفة أن مرسل المستند مدروس وودود. هذا الاعتبار يزيد من احتمال فهم الجمهور لرسالة المستند والتصرف بناءً عليها. يثبت مؤلفو المستندات حسن النية عن طريق ترتيب المعلومات لتلائم احتياجات الجمهور ، مع التأكيد على المعلومات الإيجابية وعرض الأدبَّة وتنظيمها وفقًا لمعايير الأعمال والصناعة.

موصى به

هل يمكنني عرض إعلانات Yahoo و Google على موقعي؟
2019
كيفية استئجار أسطول
2019
ما هي أكثر الطرق دقة لتقييم رضا الموظفين؟
2019